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PowerPoint – mit der richtigen Vorbereitung zum Erfolg
Im Jahr 2022 gehören Präsentationen zum Alltag eines jeden Unternehmers. Vielen Menschen fällt es jedoch schwer, Präsentationen zielgerichtet und gleichzeitig interessant zu gestalten. Die richtige Vorbereitung und Strukturierung von Anfang an ist die Grundlage einer erfolgreichen Präsentation. Mit Microsoft PowerPoint halten Sie das perfekte Werkzeug in Ihren Händen, doch kann es nur mit der richtigen Vorbereitung seine volle Wirkung entfalten. In diesem Blogbeitrag fassen wir wertvolle Tipps für eine gute Vorbereitung zusammen.
Vorbereitung einer PowerPoint-Präsentation: Wie viel Zeit benötige ich?
In ein paar Wochen steht eine Präsentation an – wann sollten Sie also mit der Vorbereitung beginnen? Leider gibt es keine festen Regeln. Die Zeit, die Sie für die Vorbereitung benötigen, hängt ganz davon ab, was Sie präsentieren möchten, von Ihrem Wissen über das Thema, Ihrer Präsentationserfahrung und Ihren PowerPoint-Kenntnissen.
Es gibt jedoch eine nützliche Faustregel, die Wayne Burgraff, einem amerikanischen Philosophen des 18. Jahrhunderts, zugeschrieben wird: „Für jede Minute Präsentationszeit braucht man eine Stunde Vorbereitung.“
Aus diesem Grunde sollten Sie so früh wie möglich mit der Vorbereitung beginnen. Es ist besser, die Vorbereitungen frühzeitig abzuschließen, als zu spät zu beginnen und in Panik eine minderwertige Präsentation zu halten.
Diese Fragen sollten Sie sich vor der Erstellung stellen
Was auch immer Sie präsentieren möchten, es gibt ein paar grundlegende Fragen, die unabhängig vom Thema gelten. Teil Ihrer Vorbereitung sollte es sein, diese für sich selbst zu beantworten. Diese sind:
Was ist das Ziel Ihrer Präsentation?
Wer ist die Zielgruppe? (Wissensstand, Berufe, Alter, Erwartungen)
Was ist das Thema? Was ist Ihre Kernbotschaft ?
Wie viel Zeit haben Sie für Ihre Präsentation?
Wo finden Sie notwendige Informationen zu Ihrem Thema?
Haben Sie eine gute Struktur geplant?
Wie gestalten Sie Ihre Folien optisch ansprechend? (Design, Grafiken, Fotos, Videos, Schriftgröße)
Sind Sie auf Fragen vorbereitet? Haben Sie dafür Zeit eingeplant?
Tipp Nr. 1: Struktur ist entscheidend
Eine solide Struktur ist die tragende Säule jeder Präsentation. Es bietet einen logischen roten Faden für Ihr Publikum und für Sie selbst. Wenn Sie Ihre Präsentation gut strukturieren, können Sie Ihre Punkte kohärent und professionell kommunizieren. Was verstehen wir also unter Struktur?
Die grundlegende Gliederung ist einfach:
Einführung
Erstes Unterthema
Zweites Unterthema
Drittes Unterthema
Fazit
Nach Ihrem Fazit sollten Sie Zeit für Fragen einplanen und darauf vorbereitet sein, diese zu beantworten. Dies ist besonders wichtig, wenn eines Ihrer Ziele Networking ist.
Ob Microsoft PowerPoint 2016, Microsoft PowerPoint 2019 oder Microsoft PowerPoint 2021, nur wenige Schritte sind erforderlich, um mit der Präsentationssoftware eine Struktur zu definieren und diese optisch ansprechend zu gestalten.
Tipp Nr. 2: Behalten Sie Ihre Kernbotschaft im Blick
Es ist sowohl für Sie als auch für Ihr Publikum wichtig, Ihre Kernbotschaft effektiv zu vermitteln. Das bedeutet, dass Sie im Voraus herausfinden müssen, was es ist. Es muss so prägnant wie möglich sein, aber von Ihnen gründlich verinnerlicht und für Ihr Publikum verständlich sein. Sobald Sie genau wissen, was es ist, wird es Ihnen helfen, die Struktur zu verdeutlichen, die Sie in Ihrer Präsentation benötigen.
Warum versuchen Sie es nicht mit einer Mindmap, um zu verdeutlichen, was Ihre Kernbotschaft ist? Welches sind die wichtigsten Aspekte? Was sind Ihre Hauptargumente und wie hängen sie zusammen? Es ist eine wirklich nützliche Übung, mit der Sie Ihre Kernbotschaft herauskristallisieren und Ihre Präsentation strukturieren können.
Tipp Nr. 3: Achten Sie auf Layout und Design
Versetzen Sie sich bei der Zusammenstellung Ihrer Präsentation in die Lage Ihres Publikums: Was würde Sie dazu bringen, aufmerksam zu sein? Drohen Ihre Folien langweilig zu werden? Wie können Sie die Gestaltungsmöglichkeiten von PowerPoint optimal nutzen?
Sich vorab ein wenig Zeit für die Beantwortung dieser Fragen zu nehmen, zahlt sich aus – mit diesen Überlegungen können Sie bei Ihrem Publikum punkten. Egal wie gut durchdacht und professionell Ihre Präsentation präsentiert wird, wenn Ihre Folien unprofessionell aussehen, wird Ihr Publikum Ihre Punkte nicht so ernst nehmen. Ihre Präsentation muss für Ihr Publikum optisch ansprechend sein, damit es Ihre Ideen wirklich wahrnimmt.
Denken Sie also über ein gutes Design und Layout für Ihre Folien nach, das Ihre Zwecke und Ihre Präsentation visuell unterstützt. Eine Vielzahl von Folienformaten mit einem insgesamt abgestimmten Thema ist optimal. Es gibt viele Optionen in Microsoft PowerPoint. Sie können wirkungsvolle Grafiken und interessante Bilder integrieren, um Ihren Standpunkt zu verdeutlichen, oder sogar mit Animationen arbeiten.
Tipp Nr. 4: Bereiten Sie ein Handout vor
Wenn Sie Ihre Präsentation zusammenstellen, vergessen Sie nicht, auch ein Handout zu erstellen. Sie denken vielleicht, dass Handouts nur für akademische Präsentationen gedacht sind, aber solche Handzettel können auch für Geschäftspräsentationen sehr nützlich sein.
Ein Handout sollte einen Mehrwert bieten. Es ist kontraproduktiv, nur ein paar Sätze aus Ihrer Präsentation zu übernehmen. Ein Handout sollte eine kurze Zusammenfassung der Präsentation sein, die das Publikum ohne die Präsentation verstehen kann. Überlegen Sie, wann und wie Sie Ihr Handout verteilen möchten.
Tipp Nr. 5: Denken Sie über das Präsentieren als solches nach
Es reicht nicht aus, nur den Inhalt und die Struktur Ihrer Präsentation zu planen. Sie müssen auch darüber nachdenken, wie Sie die PowerPoint-Präsentation präsentieren möchten. Eine der wichtigsten Präsentationstechniken ist entspannte Improvisation, aber das klingt viel einfacher als es ist und erfordert viel Übung.
Eine Möglichkeit, hier zu helfen, besteht darin, Karteikarten mit Stichpunkten zu verwenden, um Ihren Gedankengang auf Kurs zu halten. Die gesamte Rede von Karteikarten zu lesen, ist jedoch kontraproduktiv. Im Allgemeinen funktioniert Improvisation besser, wenn Sie Ihr Thema wirklich kennen und Ihre Präsentation im Voraus einige Male geübt haben.
Die PowerPoint-Moderatoransicht bzw. -Referentenansicht ist hier sehr nützlich. Mit dieser Funktion können Sie Ihre Präsentation auf dem Bildschirm vor Ihnen verfolgen, aber auch die nächste Folie und Ihre Notizen sehen.
Extra-Tipp: Was ist, wenn Sie online präsentieren?
Ihre Präsentation findet online statt und nicht vor Ort? Im Grunde macht das keinen Unterschied in der Art und Weise, wie Sie Ihre Präsentation vorbereiten, aber es gibt einige kleine Unterschiede, die Sie beachten sollten.
PowerPoint bietet eine abgespeckte Online-Version seines Dienstes an. Natürlich können Sie auch auf die bekannte Desktop-Version zurückgreifen. Mit einer Online-Präsentation verändert sich die Interaktion mit Ihrem Publikum. Da Sie nicht gemeinsam in einem Raum sind, müssen Sie anders mit Ihrem Publikum umgehen und auch Ihre Präsentation entsprechend anpassen. Auch Ihre Inhalte und Ihr Gesicht sind durch die Live-Bildschirmdarstellung stärker im Fokus.
Technik ist hier noch wichtiger als bei der Präsentation vor Ort. Überlegen Sie, auf welcher Plattform Sie Ihre Präsentation teilen möchten und welche Optionen Sie davon benötigen.
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