Dokumentenkontrolle vs. Dokumentenmanagement – das sollten Sie wissen

Die moderne Geschäftswelt ist unglaublich datengetrieben. Ob Sie ein multinationales Unternehmen oder ein kleines oder mittleres Unternehmen (KMU) sind, Sie haben Daten, die organisiert, gespeichert und sicher aufbewahrt werden müssen. Aus gutem Grunde erfreuen sich Datenbankmanagementsysteme wie Microsoft SQL Server 2019 einer großen Beliebtheit.

Die Abhängigkeit von Informationen bedeutet, dass wir alle eine Menge Dokumente haben, die verwaltet und kontrolliert werden müssen. Wenn es um den Umgang mit Dokumenten geht, gibt es eine Menge Verwirrung in Bezug auf Dokumentenkontrolle und Dokumentenverwaltung. Menschen verwenden diese Begriffe oft synonym. Es gibt jedoch einen ziemlich großen Unterschied zwischen Dokumentenkontrolle und Dokumentenmanagement.

In diesem Blogbeitrag werden wir uns der Herausforderung „Dokumentkontrolle vs. Dokumentenmanagement“ stellen und die Unterschiede näher betrachten.

Dokumentenkontrolle – die Sicherheit und Nachvollziehbarkeit im Blick

Wie gerade erwähnt, sind Dokumentenkontrolle und Dokumentenmanagement zwei verschiedene Aspekte der Verwaltung Ihrer Dokumente. Dokumentenkontrolle bezieht sich auf die Sicherheits- und Glaubwürdigkeitsaspekte bei der Verwaltung Ihrer Dokumente. Wenn jemand von Dokumentenkontrolle spricht, geht es um die Prozesse, bei denen die aktuellen und früheren Versionen Ihrer Dokumente im Auge behalten werden.

Der Dokumentenlenkungsprozess umfasst Aufrechterhaltung der Dokumentensicherheit, Versionskontrolle, Überprüfung von Dokumenten, Entwicklung und Pflege eines Genehmigungsprozesses sowie Regelung der Dokumentenübermittlung.

All dies hilft Unternehmen, Aufzeichnungen darüber zu führen, welche Dokumente sie in der Vergangenheit verwendet haben und wer Zugriff darauf hatte. Es ist in der Folge weniger wahrscheinlich, dass kontrollierte Dokumente missbraucht oder fehlerhaft eingereicht werden, da ein strenges Genehmigungsverfahren vorhanden ist.

Bei der Dokumentenkontrolle geht es darum, eine digitale Papierspur zu führen. Heutzutage ist die Dokumentenkontrolle aus verschiedenen Gründen für Unternehmen jeder Art und Größe unerlässlich. Es ist jedoch nicht so schwierig, wie es sich anhört. Dank Dokumentenhandhabungssystemen ist die Aufrechterhaltung einer kontrollierten Dokumentensammlung wirklich einfach geworden. Diese Systeme automatisieren nicht nur Ihr Dokumentenhandling, sondern behalten auch mit minimalem Aufwand den Überblick über alle wichtigen Dokumente.

Dokumentenmanagement – die Verwaltung im Mittelpunkt

In der Debatte zwischen Dokumentenkontrolle und Dokumentenmanagement ist letzteres ein allgemeinerer Begriff. Dies bedeutet jedoch nicht, dass es weniger wichtig ist. Dokumentenmanagement bezieht sich auf Prozesse, bei denen Papierdokumente digitalisiert, gespeichert, validiert, indexiert und aktualisiert werden.

Ein kontrolliertes Dokument ist ein verwaltetes Dokument, aber nicht jedes verwaltete Dokument ist ein kontrolliertes Dokument. Einfach ausgedrückt ist die Dokumentenkontrolle einer der Aspekte des Dokumentenmanagements, der die Sicherheit der Dokumente gewährleistet.

Dokumentenmanagement ist zu einem wesentlichen Bestandteil moderner Unternehmen geworden. Denn jedes Unternehmen konzentriert sich darauf, seine Papierdokumente zu digitalisieren und ein System für alle zukünftigen Dokumente zu unterhalten. Glücklicherweise ist die Dokumentenverwaltung heutzutage aufgrund von Dokumentenhandhabungssystemen relativ einfach geworden. Diese Systeme bieten Unternehmen eine Reihe von Tools, die die Verwaltung und Kontrolle von Dokumenten wirklich einfach machen.

Wenn Leute auf die Auseinandersetzung zwischen Dokumentenkontrolle und Dokumentenmanagement kommen, geht es oftmals darum, welcher Prozess wichtiger ist. Die Wahrheit ist, dass beide Prozesse gleich wichtig und miteinander verbunden sind. Sie können kein kontrolliertes Dokument haben, ohne Dokumentenmanagement zu üben.

Dokumentenmanagement ist ein ganzheitlicher Prozess, der mehrere Prozesse umfasst, die sich um die Aufzeichnung, Verfolgung, Aktualisierung und Sicherheit von Dokumenten drehen.

PDF-Software – ideal für die Digitalisierung und Verwaltung von Dokumenten

Wenn es um die Digitalisierung und Bearbeitung von Dokumenten geht, gehören PDF-Programme zu den wichtigsten Tools. Softwarelösungen wie zum Beispiel Abbyy FineReader PDF 15 Corporate ermöglichen im Handumdrehen PDFs zu erstellen, zu bearbeiten, zu kommentieren und zu schützen. Auch das Digitalisieren von Papierdokumenten gehört zu dem Funktionsumfang einer aktuellen PDF-Software.

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