E-Mail-Verkehr in Unternehmen – Postfächer werden immer voller

Die klassische E-Mail – keine aussterbende Spezies

Trotz der Einführung vieler Kollaborations-Tools wie Microsoft Teams hat in den vergangenen Jahren die Mail-Korrespondenz stark zugenommen, wie eine aktuelle Bitkom-Studie zeigt. Viele Beobachter gingen eigentlich davon aus, dass sich insbesondere in Unternehmen die Korrespondenz von E-Mail-Postfächern zunehmend in Chats verlagern würde – befeuert durch die beschleunigte Digitalisierung infolge der Corona-Pandemie. Die letzte Woche veröffentlichten Zahlen sprechen eine andere Sprache, auf die wir in diesem Blogbeitrag etwas näher eingehen.

Bitkom-Studie unterstreicht die hohe Relevanz von E-Mails

Laut einer aktuellen Studie des Branchenverbands Bitkom erhalten Nutzer in deutschen Unternehmen im Durchschnitt 42 E-Mails pro Tag in ihren Posteingängen. Im Vergleich zu vor Corona ist dies eine signifikante Steigerung, da im Jahr 2021 durchschnittlich 26 E-Mails empfangen wurden. Im Jahr 2018 waren es 21 und im Jahr 2014 nur 18 E-Mails.

In Deutschland arbeiten lediglich 14 Prozent der Angestellten gar nicht mit E-Mails. Am anderen Ende des Spektrums befinden sich 8 Prozent der Nutzer, die täglich mehr als 100 Nachrichten erhalten. Etwa ein Viertel der Nutzer empfängt täglich 10 bis 24 E-Mails und ein weiteres Viertel erhält 25 bis 49 E-Mails. 13 Prozent erhalten zwischen 50 und 74 Nachrichten pro Tag, während nur 5 Prozent 75 bis 99 E-Mails erhalten.

Deutlicher Zuwachs – nicht trotz, sondern wegen Microsoft Teams?

Laut Bitkom ist der deutliche Anstieg des beruflichen E-Mail-Verkehrs auf Corona zurückzuführen, da die Pandemie der Technologie zu einem „zweiten Frühling“ verholfen hat. Obwohl die E-Mail mit dem gleichzeitigen Aufstieg von Chat-Tools wie Microsoft Teams und Slack scheinbar an Bedeutung verloren hatte, ergänzen diese Tools laut Bitkom letztendlich die E-Mail. Hintergrund sei, dass Kollaborationssoftware für die Meeting-Planung und Benachrichtigungen in der Regel auf E-Mails zurückgreifen würde.

Laut Dr. Bernhard Rohleder, dem Hauptgeschäftsführer des Bitkom, ist die E-Mail nach wie vor ein wichtiger Kommunikationskanal, insbesondere für die Kommunikation nach außen und den Versand von Dokumenten. Allerdings wurde in der Studie nicht untersucht, welche Inhalte die Nachrichten enthielten und welche Gründe es für den Zuwachs an E-Mails gab. Daher bleiben Aussagen zu den Ursachen des Anstiegs spekulativ.

Microsoft Outlook – damit unverändert eine wichtige Software

Angesichts der Entwicklungen ist es nachvollziehbar, dass Softwarelösungen wie Microsoft Outlook nicht an Relevanz verlieren, sondern für viele Unternehmen immer wichtiger werden. Microsoft Outlook ist eine von Microsoft entwickelte und weit verbreitete Software, die für den Empfang und Versand von E-Mails sowie für die Verwaltung von Terminen, Kontakten, Aufgaben und Notizen verwendet wird. Bereits seit 1997 wird die Softwarelösung kontinuierlich weiterentwickelt.

Um Nachrichten effizient zu organisieren, verwendet Outlook ein Ordnersystem. Jede Nachricht und alle zugehörigen Anhänge sind an einem Ort leicht zugänglich. Auch Aufgaben wie der Versand von Nachrichten und das Anfügen von Dateien können geordnet erledigt werden. Die Verwaltung der Kontakte erfordert dank der intuitiven Benutzeroberfläche von Microsoft Outlook keine besonderen Kenntnisse. E-Mails oder Besprechungsanfragen können in wenigen Schritten über das Adressbuch versendet werden. Die einzelnen Komponenten von Microsoft Outlook sind „miteinander verzahnt“, um den Komfort und die Produktivität der Nutzer zu erhöhen.

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