Exchange Server – die Einsatzbereiche und Vorteile im Überblick

Heutzutage ist die Kommunikation per E-Mail nicht mehr wegzudenken. Ob im Berufsleben oder im privaten Umfeld, die Übermittlung von elektronischen Nachrichten spart Zeit und damit letztendlich Geld. Das Verschicken und Empfangen von E-Mails erfolgt in Echtzeit und ist dank Smartphone-Apps an keinen bestimmten Ort gebunden. Unternehmen, Behörden und andere Organisationen können mit einem Exchange Server die digitale Kommunikation auf einen neuen Level bringen und von unterschiedlichen Vorteilen profitieren. Doch was ist ein Exchange Server? Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt werden und was sind die Vorteile im Einzelnen? Diesen und weiteren Fragen widmen wir uns in diesem Blogbeitrag mit einem übersichtlichen aber dennoch ausführlichen FAQ.

Was ist ein Exchange Server?

Bei einem Exchange Server handelt es sich um einen E-Mail-Dienst, der es ermöglicht, in einem Netzwerk die Kommunikation via E-Mail zu steuern, zu sichern und zu überprüfen. Dabei ist es unerheblich, ob es sich um eine unternehmensinterne Kommunikation oder einen Austausch mit externen Personen handelt. Zu den beliebtesten und erfolgreichsten Server-Softwarelösungen zählt Microsoft Exchange Server, das als ganzheitliche Groupware- und E-Mail-Transport-Server-Software ausgelegt ist. Die Software dient nicht nur der zentralen Ablage und Verwaltung von E-Mails, sondern auch der Speicherung und umfassenden Verwaltung von Terminen, Kontakten und Aufgaben. Die Groupware-Lösung für eine effektivere Zusammenarbeit ist damit weit mehr als eine klassische E-Mail-Anwendung. Ein Exchange Server kann als eine vorgelagerte Anlaufstelle vor dem eigentlichen Empfänger angesehen werden, die jede Nachricht auf unerlaubte Dateien, Viren und Spam überprüft. Eine E-Mail wird erst dann dem eigentlichen Empfänger zugestellt, wenn die definierten Anforderungen erfüllt werden.

Welche Betriebssysteme werden von Microsoft Exchange Server unterstützt?

Während Microsoft Exchange Server 2016 mindestens Windows Server 2012 R2 mit einem Active Directory auf dem Stand eines Windows Server 2008 R2 oder neuer verlangt, setzt Microsoft Exchange Server 2019 das Serverbetriebssystem Windows Server 2019 als Grundlage voraus. Ein Microsoft Exchange Server 2019 Key kommt demnach weder bei Windows Server 2016 noch bei Windows Server 2012 R2 oder älter infrage. Unternehmen mit Windows Server 2008 R2 können allerdings mit Exchange 2010 von den Vorteilen eines Exchange Servers profitieren. Hinsichtlich des geforderten Clientbetriebssystems ist zu berücksichtigen, dass weder Microsoft Exchange Server 2010 noch Microsoft Exchange Server 2013 das Betriebssystem Windows 10 unterstützen.

Was sind die Microsoft Exchange Server Funktionen?

Wie bereits erwähnt, handelt es sich bei Microsoft Exchange um eine auf die gemeinsame Arbeit im Team ausgerichtete Groupware. Daher sind neben allgemeinen Funktionen für die einzelnen Anwender auch sogenannte Teamfunktionen verfügbar. Als grundsätzliche Exchange Server Features sind unter anderem Termin- und Kalenderfunktionen, Anti-Spam-Filter, Anti-Viren-Filter, erweiterte Suchfunktionen, eine zertifikatbasierte Authentifizierung, eine Sender-ID-Identifizierung und sichere Verschlüsselungsmethoden zu nennen. Eine Microsoft Exchange Server Lizenz ermöglicht eine zielorientierte Ressourcenverwaltung. So können zum Beispiel spezielle Raumpostfächer erstellt werden, die ein vollständiges Raummanagement ermöglichen. Mitunter die Organisation sowie Planung von Meetings wird mit einem Microsoft Exchange Server Key einfacher, da die Belegung von (Konferenz-)Räumen für jeden berechtigten Nutzer einsehbar ist. Gleichermaßen hilfreich sind die Kalender-Features der Serversoftware, da die Termine von Anwendern bei der Planung einer Veranstaltung direkt berücksichtigt werden können. Dem Organisator wird nämlich angezeigt, ob und wann bei den Teilnehmern noch Termine frei sind.

Wie können Anwender die Exchange Server Funktionen nutzen?

Um als Anwender die Exchange Server Funktionen nutzen zu können, ist eine separate Client-Software nötig. Durchaus ist in der Serversoftware Microsoft Exchange Server bereits die Webanwendung Outlook on the web enthalten, die über einen Browser genutzt werden kann, doch empfiehlt sich regelmäßig der Einsatz von Microsoft Outlook. Denn die Desktop-Version bietet im direkten Vergleich zu Outlook im Web umfangreichere Features. Der Microsoft Outlook Key ermöglicht eine individuellere E-Mail-Verwaltung und gestattet nicht nur das eigene Postfach, sondern auch den Posteingang von anderen Nutzern zu verwalten. Darüber hinaus können die Microsoft Outlook Features auch offline genutzt werden. Außerdem können E-Mails von unterschiedlichen Konten übersichtlich an einem zentralen Speicherort angezeigt werden. Im Gegensatz zur Browserversion von Outlook bietet die Desktop-Version zusätzliche Möglichkeiten zur Verwaltung von Daten. Hierzu zählen das Exportieren von Daten, das Importieren von Daten aus sonstigen Quellen und das Freigeben, Hinzufügen, Exportieren sowie Importieren von RSS-Feeds.

Was sind für Unternehmen die größten Exchange Server Vorteile?

Ein Exchange Server ermöglicht ein zentrales Backup sämtlicher E-Mails und damit ein individuelles Sicherungsmanagement. Da Viren und Spam an einer zentralen Stelle überprüft werden, profitiert die gesamte IT-Infrastruktur des Unternehmens von einer deutlich erhöhten Sicherheit und geringeren Kosten für Antivirus Software. Mit einem eigenen Exchange Server kann auf die Dienstleistungen eines externen Anbieters verzichtet werden. Dies hilft Kosten einzusparen und zugleich eine größere Unabhängigkeit zu erlangen. Über Schnittstellen kann auch Drittanbietersoftware, wie Telefonanlagen, Kundenverwaltungs- und Ressourcenplanungssoftware, angebunden werden. Als weiterer Exchange Server Vorteil ist eine außerordentlich hohe Verfügbarkeit und Stabilität zu nennen.

Welche Microsoft Exchange Server Editionen stehen zur Verfügung?

Microsoft Exchange Server ist in den Varianten Standard und Enterprise erhältlich. Während sich die Standardversion an kleine bis mittelgroße Unternehmen richtet, die bis zu fünf Postfach-Datenbanken benötigen, wurde die Enterprise Edition für Großunternehmen entwickelt, die bis zu 100 Postfach-Datenbanken verwenden möchten. Bei einer Postfachdatenbank handelt es sich um eine Granularitätseinheit, in der mehrere Postfächer erstellt und gespeichert werden.

Wie funktioniert die Exchange Server Lizenzierung?

Neben der Lizenz für die eigentliche Serversoftware, zum Beispiel Microsoft Exchange Server 2019 Standard oder Microsoft Exchange Server 2016 Standard, sind separate Clientzugriffslizenzen erforderlich. Diese werden mit der Abkürzung CAL (Client Access License) beschrieben. Während eine Microsoft Exchange Server User CAL für die Berechtigung eines bestimmten Anwenders verwendet wird, dient eine Microsoft Exchange Server Device CAL der Lizenzierung eines spezifischen Endgerätes.