Power BI – die wichtigsten Informationen zusammengefasst

In der heutigen digitalisierten Arbeitswelt sind Daten das Fundament erfolgreicher Entscheidungen. Doch wie lassen sich unzusammenhängende Zahlen, Tabellen und Fakten in aussagekräftige Erkenntnisse verwandeln? Hier setzt Power BI an. Mit dieser Softwarelösung können Sie vielfältige Datenquellen zusammenführen, analysieren und in ansprechende Visualisierungen umwandeln. Der folgende Beitrag gibt Ihnen einen fundierten Einblick in die wichtigsten Funktionen, Komponenten und Workflows. Entdecken Sie, wie Power BI verschiedene Rollen unterstützt und welche Möglichkeiten sich für Ihre eigenen Anforderungen eröffnen. Damit ist auch der Power BI-Dienst ein Thema.

Was ist Power BI?

Power BI ist eine umfassende Plattform, die sich in erster Linie an Organisationen/Unternehmen richtet und mit der Sie aus unterschiedlichsten Datenquellen leicht verwertbare Erkenntnisse gewinnen könndn. Dabei geht es nicht nur darum, Zahlen und Fakten in Tabellenform zu sammeln, sondern sie ansprechend aufzubereiten und aussagekräftig zu präsentieren.

Sie haben zum Beispiel Excel-Dateien, Datenbanken oder cloudbasierte Systeme? Power BI hilft Ihnen, diese Quellen zu verbinden und in einer einzigen Umgebung zusammenzuführen. So können Sie fundierte Entscheidungen treffen, die auf konkreten Analysen basieren. Sie erhalten interaktive Dashboards und Berichte, in denen Sie nach Belieben filtern, sortieren und bohren können, um genau die Informationen zu extrahieren, die für Sie relevant sind. Damit schaffen Sie es, Wissen im gesamten Unternehmen verfügbar zu machen, ohne dass komplizierte Prozesse nötig sind.

Zu guter Letzt unterstützt Power BI ein effizientes Arbeiten im Team, indem es den Austausch und das Teilen von Inhalten fördert.

Die Grundkomponenten von Power BI

Damit Sie den größtmöglichen Nutzen aus Power BI ziehen, stehen Ihnen drei zentrale Bausteine zur Verfügung: Power BI Desktop, der Power BI-Dienst sowie mobile Power BI-Apps für diverse Betriebssysteme.

Power BI Desktop ist eine Windows-Anwendung, mit der Sie Berichte erstellen und Datenmodelle entwickeln können. Den fertigen Inhalt stellen Sie anschließend im Power BI-Dienst bereit, einem cloudbasierten Angebot, das Ihnen den Zugriff von überall ermöglicht. So können sowohl Sie als auch Ihre Kolleginnen und Kollegen in Echtzeit auf wichtige Kennzahlen blicken. Wenn Sie viel unterwegs sind, greifen Sie einfach zu den mobilen Apps für Windows, iOS oder Android und behalten so Ihre Dashboards stets im Blick. Darüber hinaus existieren weitere Elemente wie Power BI Report Builder für paginierte Berichte oder der Power BI-Berichtsserver für lokale Installationen.

Alle Komponenten sind eng miteinander verzahnt und arbeiten Hand in Hand, damit Sie stets die für Sie passende Lösung finden.

Welche Rolle spielen Sie bei der Nutzung?

Wie Sie Power BI im Berufsalltag einsetzen, hängt stark von Ihren Aufgaben und Zielen ab. Wenn Sie beispielsweise vorrangig Berichte und Dashboards konsumieren, genügt es oft, den Power BI-Dienst im Browser oder die mobile App auf Ihrem Smartphone zu verwenden. Dort können Sie sich die wesentlichen Fakten anzeigen lassen und interaktiv analysieren. Sind Sie hingegen eher zahlenaffin und erstellen Reports für Ihr Team, werden Sie bevorzugt in Power BI Desktop oder im Power BI Report Builder arbeiten. Nach Fertigstellung veröffentlichen Sie Ihre Berichte im Power BI-Dienst, wo andere Teammitglieder sie sofort aufrufen können. Entwickler gehen noch einen Schritt weiter: Sie binden eigene Anwendungen an die Programmierschnittstellen von Power BI an oder entwickeln individuelle Visualisierungen, die auf spezielle Anforderungen zugeschnitten sind. So nutzen unterschiedliche Rollen jeweils genau die Funktionen, die sie benötigen.

Typischer Arbeitsablauf mit Power BI

Ein häufiges Szenario in Power BI beginnt damit, Datenquellen auszuwählen und im Power BI Desktop zu verknüpfen. Dort bereinigen oder transformieren Sie die Daten, etwa indem Sie Spalten berechnen, Duplikate entfernen oder Datentypen ändern. Anschließend gestalten Sie ansprechende Berichte mit Diagrammen, Tabellen und weiteren Visualisierungen. Sobald Sie zufrieden sind, veröffentlichen Sie Ihr Werk direkt im Power BI-Dienst. Dort können Sie es nicht nur speichern, sondern auch anderen Personen zur Verfügung stellen. Auf Wunsch erhalten die Kolleginnen und Kollegen eine Benachrichtigung, um den neuen Bericht sofort aufzurufen. Schließlich haben sie die Möglichkeit, den Bericht nicht nur auf dem Desktop, sondern auch unterwegs via App zu betrachten.

Dieser Prozess zeigt, wie nahtlos Power BI Desktop, Power BI-Dienst und mobile Anwendung zusammenarbeiten. Durch die klare Trennung von Erstellen und Konsumieren bleiben Ihre Daten jederzeit sicher und aktuell.

Microsoft Fabric und Power BI – eine starke Verbindung

Microsoft Fabric bringt verschiedene Daten- und Analyseangebote in einer einheitlichen Umgebung zusammen, um umfangreiche Datenbestände leichter verwalten und auswerten zu können. Power BI ist einer der Dienste, der in dieses Zusammenspiel eingebunden ist. Das bedeutet, dass Sie neben klassischem Excel oder weiteren Datenquellen auch den OneLake-Speicher Ihrer Organisation nutzen können, ohne ständig zwischen unterschiedlichen Systemen wechseln zu müssen. Gerade größere Unternehmen profitieren von diesem Ansatz, weil umfangreiche Datenbestände an einem zentralen Ort liegen und auf Knopfdruck von Power BI verarbeitet werden können.

Trotzdem bleibt Ihr Arbeitsalltag weitgehend unverändert: Der Power BI-Dienst sowie Power BI Desktop funktionieren weiterhin wie gewohnt. Während Microsoft Fabric die Datenverwaltung aus dem Hintergrund übernimmt, können Sie sich voll auf das Erstellen und Nutzen professioneller Analysen konzentrieren.

Paginierte Berichte im Power BI-Dienst

Nicht alle Informationen lassen sich optimal über ein interaktives Dashboard darstellen. Dafür bietet Power BI die Option, paginierte Berichte zu erstellen. Diese Art von Bericht eignet sich hervorragend, wenn Sie beispielsweise Tabellen haben, die sich über mehrere Seiten erstrecken. Paginierte Berichte sind so formatiert, dass sie auf Papier oder im PDF-Format einheitlich dargestellt werden können. Ob Rechnungen, Bestelllisten oder Auswertungen über einen langen Zeitraum – all das können Sie in einem klar strukturierten Layout anzeigen und drucken. Zur Erstellung solcher Berichte steht Ihnen unter anderem der Power BI Report Builder zur Verfügung, der auf diese besonderen Anforderungen zugeschnitten ist. Haben Sie den Bericht einmal fertiggestellt, veröffentlichen Sie ihn ebenso im Power BI-Dienst, damit auch andere Personen Zugriff erhalten.

Lokale Berichterstellung mit dem Power BI-Berichtsserver

Manchmal erfordern interne Richtlinien oder Sicherheitsvorgaben, dass Daten und Berichte nicht in einer Cloud-Umgebung abgelegt werden. In solchen Fällen bietet Power BI-Berichtsserver eine Lösung für Ihren lokalen Betrieb. Sie installieren diese Software hinter Ihrer Firewall und stellen sicher, dass sämtliche Reports ausschließlich im eigenen Netzwerk verbleiben. Das bedeutet, dass Sie weiterhin mit Power BI Desktop oder Report Builder arbeiten, jedoch speichern Sie Ihre Ergebnisse auf dem eigenen Berichtsserver statt im Power BI-Dienst. So können Sie Ihre Dashboards, Visualisierungen und paginierten Berichte über einen Webbrowser, per E-Mail oder auf mobilen Geräten an die berechtigten Personen verteilen. Der Umstieg in die Cloud bleibt dabei jederzeit eine Option, da der Power BI-Berichtsserver und die Cloud-Version kompatibel sind.