Kofax Power PDF Advanced – wie Sie eine Bates-Nummerierung einfügen

Kofax Power PDF Advanced – so können Sie eine Bates-Nummerierung einfügen

Bates-Nummern dienen der eindeutigen Kennzeichnung jeder einzelnen Seite in umfangreichen Dokumentensammlungen. Besonders in juristischen, medizinischen und kaufmännischen Kontexten erleichtern sie Nachvollziehbarkeit und Referenz. In Kofax Power PDF Advanced fügen Sie solche Nummern als Stempel in Kopf- oder Fußzeilen ein und kombinieren sie bei Bedarf mit Zusatzinformationen. Der folgende Leitfaden erklärt den sinnvollen Einsatz, die Vorbereitung der Dateien und die konkreten Schritte in der Software. Außerdem erhalten Sie praktische Hinweise zu Format, Reihenfolge, Vorschau, Protokollierung und zum Entfernen vorhandener Stempel. Wie Sie in Kofax Power PDF Advanced eine Bates-Nummerierung einfügen? Wir sagen es Ihnen!

Wann ist eine Bates-Nummerierung sinnvoll?

Eine Bates-Nummerierung empfiehlt sich immer dann, wenn Sie viele Seiten eindeutig referenzieren und später schnell wiederfinden möchten. Typische Fälle sind die Aktenführung in Gerichtsverfahren, Due-Diligence-Prüfungen, Revisionsunterlagen, Patientenakten sowie große Vertrags- und Projektdokumentationen. Sie vermeiden Verwechslungen, weil jede Seite eine fortlaufende, unverwechselbare Kennung trägt. In Arbeitsabläufen mit mehreren Beteiligten ermöglicht die Nummerierung eine klare Kommunikation: Verweise wie „siehe BATES000523“ sind eindeutig und unabhängig vom Dateinamen oder der ursprünglichen Paginierung. Auch Versionen bleiben vergleichbar, da die Nummer als fester Stempel im PDF steht. Sinnvoll ist die Nummerierung zudem bei späterer Archivierung, wenn Such- oder Scansysteme nicht zuverlässig genug sind oder wenn unterschiedliche Quellen zusammengeführt werden müssen.

Wie Sie in Kofax Power PDF Advanced eine Bates-Nummerierung einfügen, schauen wir uns nachfolgend näher an.

Voraussetzungen und Vorbereitung in Power PDF Advanced

Die Bates-Nummerierung steht in der Advanced-Version zur Verfügung. Prüfen Sie deshalb vorab Ihre Installation. Stellen Sie außerdem sicher, dass die zu stempelnden Dateien weder verschlüsselt sind noch digitale Signaturen enthalten. Solche Dateien lassen sich nicht nummerieren. Legen Sie die gewünschten Dokumente an einem Ort ab, sichten Sie sie und entscheiden Sie, welche in die Nummerierung einfließen. Sortieren Sie die Dateien in der Zielreihenfolge, denn die fortlaufende Zählung orientiert sich an dieser Ordnung. Öffnen Sie wichtige Dokumente schon in Power PDF, wenn Sie sie zusätzlich bequem aus der Anwendung heraus aufnehmen möchten.

Beachten Sie: Die Nummern erscheinen als Kopf- oder Fußzeile und beeinflussen nicht den inhaltlichen Aufbau des PDFs. Bei Bedarf passen Sie später den Sichtbereich an, damit Stempel keine Inhalte überdecken.

Bates-Nummerierung einfügen: Schritt für Schritt

Öffnen Sie in Power PDF Advanced das Menü Bearbeiten > Einfügen > Bates-Nummerierung und wählen Sie Hinzufügen. Im Dialog fügen Sie Dateien oder ganze Ordner der Warteschlange hinzu; bereits geöffnete PDFs können Sie ebenfalls einbeziehen.

Anschließend definieren Sie die Ausgaberegeln: Wählen Sie das Zielverzeichnis, entscheiden Sie über die Benennung der erzeugten Dateien und legen Sie fest, ob bestehende Dateien überschrieben werden.

Nutzen Sie die Vorschau, um die Auswahl zu prüfen. Bestätigen Sie, wechseln Sie zum Dialog für Kopf- und Fußzeilen und wählen Sie ein Schema aus.

So behalten Sie konsistente Einstellungen für spätere Durchläufe. Führen Sie die Aktion aus, um die Stempel auf den gewählten Seitenbereich anzuwenden. Diese Abfolge stellt sicher, dass alle Seiten in der gewünschten Reihenfolge eine fortlaufende Kennung erhalten.

Format, Position und Zähler steuern

In den Optionen bestimmen Sie die Darstellung der Bates-Nummer. Legen Sie die Stellenzahl (typischerweise sechs bis fünfzehn) und die Startnummer fest. Ergänzen Sie auf Wunsch ein Präfix (z. B. Aktenzeichen) oder ein Suffix (z. B. Abteilung). Platzieren Sie den Stempel in Kopf- oder Fußzeile links, mittig oder rechts. Arbeiten Sie mit Schemata, wenn Sie eine wiederkehrende Gestaltung verwenden. Damit die Nummer keinen Text überdeckt, verkleinern Sie bei Bedarf das Dokument über die Anzeigeoptionen; so entsteht ober- oder unterhalb ein schmaler Streifen für die Stempel.

Prüfen Sie das Ergebnis in der Vorschau. Wenn mehrere Elemente in Kopf- oder Fußzeilen vorkommen, achten Sie auf klare Abstände und eine gut lesbare Schriftgröße, damit die Kennung in Ausdrucken und Scans zuverlässig erkennbar bleibt.

Mehrere Dateien verarbeiten und Reihenfolge absichern

Bei Sammelaktionen zählt vor allem die Reihenfolge. Nutzen Sie in der Dateiwarteschlange die Funktionen zum Nach oben/Nach unten verschieben und kontrollieren Sie per Vorschau, ob alles stimmt. Fügen Sie geöffnete Dokumente unkompliziert hinzu, wenn sie zum gleichen Vorgang gehören. Für wiederkehrende Projekte empfiehlt sich ein Schema, das Sie auf neue Batches anwenden und mit der Option „vorherige Nummerierung fortführen“ kombinieren. So bleibt die Nummerierung über Zeitabschnitte und Teillieferungen hinweg konsistent.

Denken Sie an klare Dateinamen für die Ausgabedateien oder aktivieren Sie eine Logdatei, damit Sie später nachvollziehen können, welche Seiten welche Nummern erhalten haben. Diese organisatorischen Schritte verhindern Lücken, doppelte Stempel oder ungewollte Sprünge in der Zählung.

Kontrolle, Protokollierung und Entfernen von Bates-Nummern

Wenn eine Nummerierung ersetzt oder entfernt werden soll, verwenden Sie Bearbeiten > Einfügen > Bates-Nummerierung > Entfernen. Die Anwendung löscht dann die eigenen Bates-Stempel aus den aktuell geöffneten Dateien; andere Kopf-/Fußzeilen bleiben bestehen. Beachten Sie: Stempel, die mit fremden Tools erzeugt wurden, erkennt Power PDF nicht immer zuverlässig, prüfen Sie das Ergebnis daher stichprobenartig.

Fügen Sie später Seiten in ein bereits nummeriertes Dokument ein, erhalten die neuen Seiten keine Nummer; entfernen Sie Seiten, entstehen Lücken. Planen Sie daher Änderungen möglichst vor der Nummerierung oder führen Sie im Anschluss eine neue, sauber dokumentierte Runde durch.

Bates-Nummerierung einfügen: Praxistipps und typische Fehler vermeiden

Sie möchten in Kofax Power PDF Advanced eine Bates-Nummerierung einfügen? Beachten Sie folgende Praxistipps:

• Arbeiten Sie mit eindeutigen Präfixen, die Verfahren, Mandant oder Projekt abbilden. So bleibt die Kennung aussagekräftig, auch wenn Dokumente später aus dem Kontext gelöst werden.
• Verwenden Sie eine ausreichende Stellenzahl, damit die Nummerierung bei wachsenden Akten nicht an Grenzen stößt.
• Legen Sie ein Mapping an, das Dateiname, Seitenbereich und zugewiesene Nummern auflistet; die optionale Protokolldatei unterstützt Sie dabei.
• Prüfen Sie die Sichtbarkeit der Stempel im Druck und auf Schwarzweiß-Scans.
• Bewahren Sie eine unbearbeitete Kopie des Originalbestands, falls Sie die Nummerierung neu aufsetzen müssen.
• Vermeiden Sie nachträgliche Seitenmanipulationen in bereits nummerierten PDFs oder dokumentieren Sie diese Änderungen sorgfältig.
• Nummerieren Sie idealerweise erst, wenn die endgültige Reihenfolge der Dateien feststeht – so verhindern Sie Dopplungen und Nacharbeiten