Microsoft Access – auch für private Nutzer interessant

Microsoft Access – nicht nur für Unternehmen ein mächtiges Tool

Bei dem Datenbankmanagementsystem Microsoft Access denken die meisten Menschen an Unternehmen, die zahlreiche Kunden- und Auftragsdaten verwalten müssen. Zweifelsohne handelt es sich bei der Software um ein mächtiges Tool, das insbesondere bei Behörden, Unternehmen und Organisationen eingesetzt wird, um große Datenbestände zu verwalten und die anstehenden Aufgaben zu erledigen. Allerdings richtet sich Microsoft Access auch an private Nutzer. Doch wo kann die Software zu Hause überall eingesetzt werden? Welche Arbeiten können mit dem Datenbankmanagementsystem schneller und einfacher erledigt werden? In diesem Blogbeitrag geben wir die passenden Antworten.

Was ist eigentlich eine Datenbank und welche Aufgabe hat MS Access?

Bei einer Datenbank handelt es sich um eine organisierte Sammlung von strukturierten Informationen. Zentrale Aufgabe ist das Verarbeiten einer großen Informationsmenge durch Speichern, Abrufen sowie Verwalten von Daten. Über Tabellen, Zeilen sowie Spalten erfolgt die Organisation der Informationen. Damit relevante Daten schneller gefunden werden können, werden die Informationen im Regelfall indiziert.

Das Datenbankmanagementsystem Microsoft Access ist eine Art Schnittstelle zwischen der Datenbank und dem Endbenutzer. Mit wenigen Schritten können nicht nur bestehende und/oder neue Daten erfasst und verwaltet werden, sondern auch bestimmte Informationen gesucht und ausgewertet werden. Vor diesem Hintergrund kann Microsoft Access auch als leistungsstarkes Datenverwaltungsprogramm bezeichnet werden.

Im beruflichen Alltag gibt es unzählige Daten, die mit einem Datenbankmanagementsystem deutlich schneller und komfortabler verwaltet werden können. Beispielhaft sind Kunden- und Auftragsdaten zu nennen. Allerdings gibt es auch zu Hause einige Anwendungsfälle für Microsoft Access.

Haushaltsbuch – mit einer Datenbank alle Finanzen im Blick

Die Microsoft Access Lizenz kann der Schlüssel für geordnete Finanzen sein, denn die Software kann unter anderem für die Erstellung eines Haushalsbuches genutzt werden. Bei einem Haushaltsbuch werden alle Einnahmen und Ausgaben erfasst, um eine Übersicht zu den Finanzen zu erhalten und unter Umständen das Konsumverhalten anzupassen.

Manche Anwender nutzen Excel, um die laufenden Einnahmen und Ausgaben in eine tabellarische Übersicht zu bringen. Mit den praktischen Filtern, die unter anderem in Excel 2019 und Excel 2021 verfügbar sind, können bestimmte Daten kurzerhand ausgeworfen werden. Zum Beispiel kann mit wenigen Schritten gefiltert werden, welche Zahlungen der Kategorie Lohn&Gehalt zugeordnet sind. Wer auf einen Blick erkennen möchte, für welche Kategorien welche Beträge verbucht wurden, kann verschiedenste Diagramme nutzen.

Diese Funktionalitäten bietet auch Microsoft Access, doch geht die Datenbanksoftware noch einige Schritte weiter. Auch ohne besondere Programmierkenntnisse können Sie mit Microsoft Access eine Datenbankanwendung entwickeln, die für die Erfassung der Buchungen ein komfortables Formular vorsieht. Sie können sogar Plausibilitätskontrollen einbauen, die darauf achten, dass ausschließlich zulässige Informationen in dem richtigen Format erfasst werden. Beispielsweise können Sie vorgeben, was äußerst sinnvoll ist, dass eine Buchung nur gespeichert werden kann, nachdem die Pflichtfelder Buchungstext, Kategorie und Betrag befüllt wurden. Zwar kann ein vergleichbares Ergebnis auch mit Microsoft Excel erzielt werden, doch wird hierfür oftmals ein versierter Umgang mit VBA (Visual Basic for Applications) vorausgesetzt. Microsoft Access ist bei der Erstellung von formulargestützten Anwendungen die bessere Wahl.

Wenn Sie Microsoft Access für die Führung Ihres digitalen Haushaltsbuches nutzen, können Sie benutzerfreundliche Suchfunktionen verwenden und Berichte der unterschiedlichsten Art erstellen. Sie möchten eine Aufstellung zu den Ausgaben für Lebensmittel in einem bestimmten Zeitraum? Oder Sie möchten einen Bericht zu den Gehaltsentwicklungen in den letzten Jahren? Mit der Microsoft Access Lizenz können Sie solche Aufstellungen mit wenigen Schritten erhalten. Bei den einzelnen Buchungen können Sie sogar zugehörige Verträge, Lieferscheine und Rechnungen verlinken und damit die Software als Dateiverwaltungsprogramm verwenden.

Sammlungen – mit Microsoft Access alles optimal verwalten

Ein Großteil der Menschen pflegt eine Sammlerleidenschaft. Ob Games für Microsoft Windows 11, außergewöhnliche Flaschen, Musik-CDs, Filme, klassische Briefmarken oder Spielfiguren, neben den verschiedensten Gegenständen werden auch digitale Produkte gesammelt. Je größer die Sammlung, desto schwieriger wird es, die Übersicht zu behalten. Viele Sammler greifen auf Microsoft Excel zurück, um eine Liste zu den persönlichen Trophäen zu erstellen.

Ob als Bestandteil eines Office Pakets oder eine einzelne Microsoft Access Lizenz, mit dem Datenbankmanagementsystem können Sie die Sammlungs-Informationen noch effizienter verwalten. Zum einen können Sie nach Ihren Vorstellungen anwenderfreundliche Eingabefenster definieren, zum anderen können Sie die Verwaltung zum Teil automatisieren. Beispielsweise können Sie automatisch eine eindeutige ID zuweisen oder mit einem Klick einen Bericht zu den Sammlerstücken einer bestimmten Kategorie erstellen lassen. Mit wenigen Schritten können Sie die Gegenstände eines bestimmten Herstellers oder die Bilder eines bestimmten Künstlers filtern. Dokumentierte Fotos können mit einem geringen Aufwand in die Datenbank integriert werden.

Wenn Sie einzelne Stücke veräußern möchten, können Sie die Daten mühelos nach Microsoft Word 2021 oder ein anderes Programm exportieren. Es ist sogar möglich, auf Basis der in Microsoft Access erfassten Daten automatisch einen Kaufvertrag zu generieren.

Weitere Access-Einsatzbeispiele zusammengefasst

Microsoft Access bietet unfassbar viele Features, sodass kaum alle denkbaren Anwendungsfälle genannt werden können. Das Datenbankverwaltungsprogramm kann unter anderem genutzt werden, um

– die erbrachten Stunden für eine freiberufliche Tätigkeit aufzubereiten,

– die Verkäufe, Rechnungen sowie Lieferscheine zu eBay-Verkäufen zu verwalten,

– ein digitales Fahrtenbuch zu führen und damit den Verbrauch zu überblicken,

– als Lehrer die wichtigsten Daten zu Schülern und Noten zu erfassen,

– die Nebenkosten und Mietzahlungen für ein Objekt nachzuhalten oder

– die Finanzen sowie die Mitglieder eines Vereins zu managen,

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