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Microsoft Access – die Datenbanksoftware für Endnutzer

Ob zu Hause oder im Büro, das Erfassen und Verwalten von Daten gehört oftmals zum Tagesgeschäft. Hierfür wird im Regelfall Excel genutzt, da es zahlreiche Funktionen bereitstellt und zudem bei jedem Office Paket für Windows sowie Mac enthalten ist. Durchaus können damit bereits unzählige Aufgaben souverän, schnell und zielführend erledigt werden. Allerdings sollte das Datenbankverwaltungsprogramm Access nicht außer Acht gelassen werden. In diesem Blogbeitrag schauen wir uns die Software etwas näher an und klären die Frage, was das Programm im Vergleich zu Excel zu bieten hat.

Was ist Access? – die Grundfunktionen auf den Punkt gebracht

Microsoft Access dient in erster Linie der Erstellung von Datenbank-Anwendungen, die eine komfortable Verwaltung von Daten ermöglichen. Es ist zu berücksichtigen, dass Access für Windows und nicht für Mac verfügbar ist. Während die mit dem etwas betagteren Microsoft Access 2010 erstellten Anwendungen lediglich auf einem PC ausgeführt werden können, ist der Microsoft Access 2019 Key der Schlüssel für moderne Browseranwendungen. Dabei sind keine besonderen Programmierkenntnisse erforderlich. Jede Datenbank besteht aus bestimmten Objekten, die von dem Anwender in vielfacher Hinsicht angepasst werden können. Die Daten werden in Tabellen gespeichert und über Abfragen gefiltert und sortiert. Bei Bedarf können mit Access Eingabemasken bzw. Formulare erstellt werden, die bei der Dateneingabe unterstützen und Plausibilitätskontrollen durchführen. Damit ist gewährleistet, dass die Daten stets korrekt eingegeben werden und entsprechend zuverlässig ausgewertet werden können. Mit Berichten können Anwender die erfassten Informationen in ein übersichtliches Format bringen. Fortgeschrittene Nutzer verwenden Makros zur Automation von Abläufen und Visual Basic for Applications (VBA) für eine individuelle Programmierung. Im Unternehmen kann die Software beim Projektmanagement und bei der Fahrzeugverwaltung deutlich entlasten. Privatanwender nutzen Access unter anderem für eine Kassenbuchführung oder die Erstellung eines Vokabeltrainers.

Wann Excel, wann Access? – eine Frage der bevorstehenden Aufgaben

Da Microsoft Access und Microsoft Excel einige Ähnlichkeiten besitzen, ist die Entscheidung, welche Software verwendet werden sollte, nicht immer leicht. Beide Programme können zum Beispiel große Datenmengen speichern und stellen zudem leistungsstarke Abfragen sowie Analysetools zur Verfügung. Microsoft Access ist insbesondere dann die erste Wahl, wenn mehrere Benutzer zeitgleich mit denselben Daten arbeiten sollen. Access sperrt nur die Daten, die aktuell von einem Nutzer bearbeitet werden. Somit können die anderen Anwender die weiteren Datensätze ohne Konflikte bearbeiten. Mitunter Unternehmen mit zentralen Datenbanken favorisieren den Access Download. Access-Formulare sind im Regelfall benutzerfreundlicher und übersichtlicher als Excel-Arbeitsblätter. Durchaus speichert Access die Daten in Tabellen, doch sind Access-Tabellen für komplexere Abfragen besser geeignet. Zudem können externe Datenquellen einfacher und schneller eingebunden werden. Sofern Sie einen besonderen Wert auf aktuelle Berichte unterschiedlichster Art legen, um zum Beispiel Quartalszahlen auszuwerten oder laufende Produktionskosten im Blick zu behalten, stellt der Microsoft Access Key regelmäßig die bessere Wahl dar.

Die verschiedenen Access Versionen im Überblick

Es sind verschiedene Access Versionen verfügbar, die sich preislich und beim Funktionsumfang voneinander unterscheiden. Mit einem Microsoft Access 2010 Key erhalten Sie eine leistungsstarke Softwarelösung, die auch mit einem älteren Windows Rechner genutzt werden kann. Wer sich für eine Microsoft Access 2013 Lizenz entscheidet, kann im Vergleich zur Vorgängerversion Access-Web Apps erstellen. Zudem wurden bei der 2013er Access Version neue Bereitstellungsoptionen integriert. Wenn Sie Microsoft Access 2016 kaufen, können Sie den Datentypen BigInt nutzen, der die Kompatibilität von Access mit SQL Server deutlich erhöht. Nach dem Access 2019 Download stehen Ihnen 11 neue Diagramme zur Verfügung. Außerdem erwarten Sie einige Performanceverbesserungen, die bei der Arbeit mit großen Datenbeständen eine deutliche Zeitersparnis bedeuten. Microsoft Access kann zum einen als Einzelanwendung, zum anderen als Bestandteil eines Office Paketes erworben werden. Die Office Pakete Microsoft Office Professional für Windows und Microsoft Office Professional Plus für Windows enthalten die Datenbankverwaltungssoftware Access.