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Microsoft Excel – das vielseitige Tool für zahlreiche Anwendungsfälle
Welchen Nutzen hat Microsoft Excel am Arbeitsplatz? Die Liste der Möglichkeiten, wie Unternehmen MS Excel nutzen können, ist äußerst lang. Auf einer grundlegenden Ebene wird MS Excel zum Speichern von Informationen, zum Analysieren und Sortieren sowie zum Erstellen von Berichten verwendet. Es ist in der Geschäftswelt äußerst beliebt, da Tabellenkalkulationen sehr visuell und relativ einfach zu bedienen sind. Einige der häufigsten geschäftlichen Anwendungen von MS Excel sind die Geschäftsanalyse, die Verwaltung von Personalressourcen, die Leistungsberichterstattung und das Betriebsmanagement. In diesem Blogbeitrag schauen wir uns die Einsatzmöglichkeiten im Geschäftsleben etwas näher an.
Geschäftsanalyse – die Grundlage für fundierte Entscheidungen
Die häufigste Verwendung von Microsoft Excel am Arbeitsplatz ist die Durchführung von Geschäftsanalysen. Bei der Geschäftsanalyse werden gesammelte Daten näher betrachtet, um eine Entscheidung treffen zu können. Unternehmen sammeln bei ihren täglichen Aktivitäten einige Daten. Unter anderem Informationen zu Produktverkäufen, Website-Traffic, Ausgaben für Verbrauchsmaterialien, Versicherungsansprüchen und vielem mehr.
Die Geschäftsanalyse hat zum Ziel, die vorliegenden Informationen in etwas Nützliches umzuwandeln, indem die Daten übersichtlich aufbereitet und zueinander in Relation gesetzt werden. Mit Microsoft Excel können Sie zum Beispiel einen Rentabilitätsbericht nach Wochentagen erstellen. Wenn das Unternehmen sonntags immer Verluste einfährt, sollte eine Sonntagsschließung in Betracht gezogen werden. Auch Mischkalkulationen, beispielsweise der Verkauf von verlustreichen Produkten, um Kunden zu gewinnen und damit profitable Artikel zu veräußern, können auf ihre Effizienz hin überprüft werden.
Personalmanagement – Excel für die Verwaltung von Personalressourcen
Unter Umständen sind Sie überrascht, doch Microsoft Excel wird im Geschäftsleben häufig für die Verwaltung von Personalressourcen verwendet. Mit dem Tabellenkalkulationsprogramm können Informationen über Personen mit wenigen Schritten verwaltet und organisiert werden. Denkbar ist eine Excel-Datei mit Informationen wie Name, E-Mail-Adresse und Eintrittsdatum des Mitarbeiters. Die Informationen unterstützen bei der Personalverwaltung und können zum Beispiel genutzt werden, um in kürzerer Zeit Informationen zu bevorstehenden Renteneintritten oder Dienstjubiläen zu erhalten.
Mit etwas Visual Basic-Programmierung sind umfassendere Funktionen möglich. Sodann kann Microsoft Excel sogar genutzt werden, um ein softwaregestütztes Projektmanagement aufzubauen. Wer ohne Programmieraufwand ein professionelles Projektmanagement etablieren möchte, sollte über Microsoft Project nachdenken.
Verwaltung von Betriebsabläufen – auch hier kann Excel überzeugen
Geschäftstätigkeiten können oft mit einer recht komplizierten Logistik verbunden sein. Lagerbestände müssen kontrolliert werden, damit der Betrieb reibungslos läuft – und ohne Überbestände bei bestimmten Artikeln. Das bedeutet, Lieferanten- und Kundentransaktionen im Auge zu behalten, kritische Daten aufzulisten und Zeiten sowie Zeitpläne zu verwalten. In all diesen Bereichen kann Microsoft Excel punkten.
Zu den Vorteilen von Microsoft Excel zählt, dass es trotz seines Funktionsumfangs einfach zu bedienen ist. Es handelt sich um eine ausgereifte Software, die im Vergleich zu speziellen Logistikprogrammen weniger Fehler enthält.
Leistungsberichte – alle wichtigen Kennzahlen im Blick
Leistungsüberwachung und -berichterstattung ist eine spezielle Form der Geschäftsanalyse, die mit MS Excel effektiv durchgeführt werden kann. Beispielsweise verwenden viele Buchhalter immer noch Excel. Teilweise als Ergänzung, da die Tabellenkalkulationssoftware mit vielen Cloud-basierten Buchhaltungsprogrammen kompatibel ist.
Eine gängige Methode zum Konvertieren von Daten in einen Leistungsbericht ist das Erstellen einer Pivot-Tabelle in Microsoft Excel. Wenn Sie eine Pivot-Tabelle einfügen und mit Daten verknüpfen, können Sie schnell nützliche Informationen aus dem Datensatz extrahieren. Pivot-Tabellen verfügen über zahlreiche integrierte Funktionen, die Aufgaben wie das Zählen und Summieren bestimmter Datentypen innerhalb des Datensatzes übernehmen können.
Prognose – mit Excel für die Zukunft vorbereiten
Während das Berichten und Überprüfen von Ergebnissen ein wichtiger Aspekt jedes Unternehmens ist, sind Prognosen und die Vorbereitung auf verschiedene Szenarien und Änderungen ebenso wichtig.
Die Verwendung von Excel in Verbindung mit Software von Drittanbietern kann bei der Simulation von Finanzprognosen unterstützen. Excel kann auch den Datensatz eines Diagramms verwenden, um eine Formel zu erstellen, die zur Berechnung zukünftiger Werte genutzt werden kann.
Vertragsmanagement – behalten Sie die Übersicht mit MS Excel
Unternehmen der unterschiedlichsten Größe verwenden MS Excel für die Verwaltung von Verträgen. Wichtige Eckinformationen wie Vertragsabschluss, Laufzeit, Nebenabreden, vereinbarte Leistungen und vieles mehr können in Tabellenform leichter gefiltert, durchsucht und sortiert werden. Um sämtliche Verträge, die mit einem bestimmten Geschäftspartner abgeschlossen wurden, angezeigt zu bekommen, sind nur wenige Schritte erforderlich.
Es stehen viele verschiedene Vorlagen für das Vertragsmanagement zur Verfügung, die an die jeweilige Vertragsart oder Phase des Vertragslebenszyklus angepasst werden können.
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