Microsoft Project – die Projektmanagementsoftware

Nicht nur bei einer guten Auftragslage ist es für Unternehmen und Selbständige äußerst wichtig, den Überblick über zeitliche Vorgaben und Ressourcen zu behalten. Während vor Jahrzehnten nahezu ausschließlich analoge Planungstafeln verwendet wurden, sind heutzutage moderne Projektplanungsprogramme die erste Wahl. Unter anderem Bauunternehmen, Handwerker, Werbeagenturen und andere Dienstleister setzen auf die Vorteile einer Projektmanagementsoftware wie Microsoft Project. Zum einen kann die Planung eines Projektes schneller erfolgen, zum anderen sind notwendige Planänderungen mit einem geringeren Aufwand möglich. In diesem Blogbeitrag schauen wir uns die Features und Vorteile von Microsoft Project etwas näher an.

Was ist Microsoft Project?

Bei Microsoft Project handelt es sich um ein Projektmanagement-Tool, mit dem Projektpläne entwickelt, Ressourcen zugewiesen, Gantt-Diagramme erstellt, Budgets verwaltet, Arbeitslasten ausgeglichen, Aufgaben definiert und grafische Berichte generiert werden können. Demnach deckt Microsoft Project sämtliche Aspekte ab, die bei der Planung, Ausführung und Kontrolle von Projekten maßgeblich sind.

Das sind die wesentlichen Microsoft Project Features

Wie jede gute Projektmanagementlösung sind anpassbare Gantt-Diagramme in Microsoft Project enthalten, mit denen Sie Projektabläufe und Ressourcen visualisieren können. Aber Microsoft Project mangelt es auch nicht an erweiterten Projektmanagementfunktionen.

Ein Beispiel ist das High-Level-Projektbudgetierungs-Toolkit, das mit dieser Plattform geliefert wird. Auf diese Weise können Sie „Earned Value“-Berechnungen durchführen, die geschätzte Kosten und Renditen für ein vorgeschlagenes Projekt liefern. Dies ist eine hervorragende Funktion, mit der Sie strategisch planen können, welche Projekte Sie übernehmen möchten.

Sie können Microsoft Project verwenden, um die gesamte Arbeit in Ihrer Organisation im Auge zu behalten, indem Sie Aufgaben verfolgen, die bestimmten Personen zugewiesen sind, sowie allgemeine Ziele, die erfüllt werden müssen. Es ist auch möglich, Ressourcen zu überwachen, und es gibt viel Platz für detaillierte Informationen. Beispielsweise können Ihren Diagrammen zusätzliche Panels hinzugefügt werden, die berücksichtigen, wie sich die Materialkosten im Laufe der Zeit ändern.

Wenn Sie ein erfahrener Projektmanager sind, können Sie Ihr Microsoft Project-System mit interaktiven Dashboards, die den aktuellen Status Ihrer Projekte kommunizieren, auf die nächste Stufe bringen. Dazu benötigen Sie jedoch einige Programmierkenntnisse und ein separates Abonnement für Microsoft Power BI.

Interface und Schnittstellen von Microsoft Project

Wenn Sie jemals Microsoft Excel oder ein anderes Microsoft-Produktivitätstool verwendet haben, werden Sie sich wahrscheinlich direkt zu Hause fühlen. Wie bei anderen Office-Programmen befinden sich Tools und Verknüpfungen in einer Leiste am oberen Bildschirmrand. „Zuhause“ bedeutet jedoch nicht „bequem“. Obwohl Project dem Tabellenkalkulationsprogramm Excel in einer gewissen Form ähnelt, müssen Sie über Grundkenntnisse in Projektmanagementkonzepten verfügen, um vollständig zu verstehen, was in der Microsoft Project-Oberfläche vor sich geht.

Es gibt keine mobile App, die die Funktion der Desktop- oder Browser-basierten Microsoft Project-Erfahrung repliziert. Es gibt jedoch ein paar eng verwandte Anwendungen. Erstens bietet Microsoft die Web-App Project Portfolio Dashboard an, mit der Sie umfassende Projektberichte auf Ihrem iPad entwerfen können. Und dann gibt es die iOS- und Android-Project Microsoft Planner-Anwendung, die Ihre persönlichen Aufgaben und Ihren Zeitplan aus Project Online synchronisieren kann.

Was sind die Vorteile von Microsoft Project?

Die Projektmanagement-Software des Branchenriesen Microsoft bringt viele Vorteile mit sich. Die Software ist dafür bekannt, flexibel für eine Vielzahl von Projektgrößen und -zielen nutzbar zu sein und eine visuell intuitive sowie vertraute Oberfläche zu bieten. Benutzer, die in der Vergangenheit mit Microsoft-Produkten gearbeitet haben, werden keine Probleme haben, diese Software effizient einzusetzen.

Mit Microsoft Project können Sie Ressourcen so effizient wie möglich einsetzen. Die Folge sind reduzierte Ausfallzeiten und eine bessere Auslastung. Lediglich wenige Schritte sind erforderlich, um einen Gesamtüberblick über die organisatorischen Kapazitäten zu erhalten. Die doppelte Einplanung von Ressourcen gehört mit dem Projektmanagement-Tool der Vergangenheit an. Prognostizieren Sie Einnahmen, indem Sie Berichte über bevorstehende Projekte und den geplanten Ressourceneinsatz erstellen. Die nahtlose Integration mit Microsoft Teams ist als weiterer Vorteil zu nennen.

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