Microsoft Viva – der Support wird von Microsoft optimiert

Microsoft beschreibt in einer Ankündigung vom 04.01.2023 seine jüngsten Bemühungen, IT-Profis bei verschiedenen Microsoft Viva-Problemen zu helfen, einschließlich der gefürchteten „Native Mode“-Migrationen, die vermutlich einige Unternehmen betroffen haben. Was Microsoft Viva eigentlich ist und welche Änderungen bevorstehen, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag,

Was ist Microsoft Viva?

Bei Microsoft Viva handelt es sich um eine sogenannte Employee-Experience-Plattform, die im Rahmen von Microsoft 365 und Microsoft Teams die Aspekte Kommunikation, Lernen, Wissen und Ressourcen in Arbeitsabläufe softwaretechnisch integriert und unterstützt.

Zu der Sammlung von Anwendungen, die das Mitarbeitererlebnis in Unternehmen verbessern, zählt unter anderem Microsoft Viva Topics, was auf die Verwaltung und Organisation von Inhalten abzielt. Es organisiert Inhalte in der Organisation, sodass Mitarbeiter die gesuchten Informationen leichter finden können. Mit Topics haben Mitarbeiter eine personalisierte Plattform, auf der sie geeignete Tools, Gespräche und Neuigkeiten finden, die sie benötigen, um ihre tägliche Arbeit effizient zu erledigen.

Microsoft Viva Connections bietet innovative Engagement-Erfahrungen, um alle im Team auf dem Laufenden zu halten. Mithilfe von KI fördert Microsoft Viva fruchtbare Interaktionen am Arbeitsplatz. Es bietet einen Zugang zu Unternehmensressourcen wie HR-Informationen und anderen Richtlinien. Darüber hinaus ermöglicht es den Mitarbeitern, sich effektiv an Geschäftsprozessen und Gemeinschaften zu beteiligen.

Als weitere Softwareelemente sind Microsoft Viva Insights, Microsoft Viva Learning, Microsoft Viva Goals, Microsoft Viva Engage und Microsoft Viva Sales zu nennen. Mehr als 10 Millionen monatlich aktive Nutzer verzeichnete Microsoft im Februar 2022.

Umstellung auf Viva Engage – darum geht es

Migrationen im nativen Modus sind mit den Bemühungen von Microsoft verbunden, Organisationen von der Verwendung der Yammer Communities-App auf die Verwendung ihres Ersatzes, nämlich des Viva Engage-Moduls, umzustellen. Yammer ist ein soziales Netzwerk für Unternehmen, das dem Austausch von Informationen in Unternehmen dient. Die Yammer Communities-App erlaubt das Anlegen von fachspezifischen Communities und kann auf der linken Seite von Teams angeheftet werden. Viva Engage ist eine neuere Entwicklung von Microsoft, die vorhandene und neue Mitarbeitererfahrungen durch Yammer Dienste unterstützt und sich gleichermaßen in die Teams-Umgebung integriert.

Microsoft hatte im August 2022 mit der Umstellung auf Viva Engage bei Organisationen begonnen, die sich bereits auf den nativen Modus vorbereitet hatten. Das Softwareunternehmen hatte Organisationen zuvor angeraten, sich auf diese Änderung vorzubereiten. Der Wechsel könnte besonders problematisch sein, wenn Organisationen Yammer bislang im sogenannten „Non-Native Mode“ oder „Hybrid Mode“ nutzten. Diesen beiden letzteren Modi fehlen einige Microsoft 365- und Azure Active Directory-Funktionen, die von Viva Engage benötigt werden. Microsoft hatte ursprünglich bekanntgegeben, dass die Implementierungen im nicht-nativen Modus und im hybriden Modus vom 01.5.2023 bis zum 01.5.2024 in den nativen Modus verschoben werden.

Ein Native Mode Alignment Tool ist verfügbar, um IT-Experten dabei zu helfen, den Prozess der Ausrichtung auf den Native Mode zu automatisieren. Es scheint jedoch, dass IT-Abteilungen Probleme hatten, solche Migrationen durchzuführen.

Optimierungen bei dem automatischen Migrationsprozess angekündigt

Die Ankündigung von Microsoft vom 04.01.2023 deutet auf eine Verzögerung der Migration im nativen Modus sowie größere Migrationskontrollen hin, die irgendwann kommen sollen, um Organisationen zu helfen, zu Viva Engage zu wechseln. Microsoft gibt hierzu an, dass das Produktteam einen Prozess entwickelt habe, um die automatische Migration zu verzögern, um Kunden mehr Kontrolle zu geben. In den kommenden Monaten sollen weitere Verbesserungen beim automatischen Migrationsprozess folgen, die den Vorgang für Administratoren vereinfachen.

Diese Probleme wurden von Microsoft bereits in Angriff genommen

Microsoft hat vor kurzem ein Problem behoben, bei dem einige Benutzer von Viva Connections wiederholt durch die „First-Run-Erfahrung“ geleitet wurden, nachdem sie sich bei Microsoft Teams angemeldet hatten. Als Problemumgehung ist die Erstausführung, eine Reihe von Ersteinrichtungsbildschirmen, jetzt für Viva Connections deaktiviert.

IT-Profis hatten laut Forenbeiträgen Probleme, Konfigurationsprobleme bei der Integration von SharePoint-Inhalten mit Viva Learning zu lösen. Sie bräuchten vor allem „mehr Transparenz in Bezug auf die zugrunde liegenden Synchronisierungs- und Aufnahmeprozesse von Inhalten“. Die Lösung von Microsoft bestand darin, eine Option zum Verwalten von Anbietern auf der Registerkarte Viva Learning Admin hinzuzufügen, was bereits im November 2022 erfolgte. Damit können IT-Profis ein Protokoll der Synchronisierungsprozesse exportieren, um „Erfassungsfehler zu untersuchen“.

Microsoft verlängerte auch die Testzeiträume für Viva Topics auf „eine 60-tägige Testversion plus eine Verlängerung“. „Die Kunden benötigten eine längere Testphase, um Viva Topics dazu zu bringen, Themen über seine maschinellen Lernfunktionen zu identifizieren“, teilte Microsoft mit. Die Testversion bietet jetzt auch Platz für 50 Benutzer statt nur für 25 Benutzer.

Microsoft arbeitet nach eigenen Angaben auch daran, „neue Selbsthilfe- und Diagnosefunktionen“ hinzuzufügen, die beim Einrichten und Verwalten von Viva Topics helfen sollen. Diese Fähigkeiten wurden jedoch nicht näher beschrieben.

Microsoft 365 Diagnostics for Social Good Program – eine besondere Aktion

Microsoft zahlt jedes Mal an Wohltätigkeitsorganisationen, wenn eine Organisation die Selbsthilfetools im Microsoft 365 Admin Center-Portal verwendet, um ein Microsoft 365-Problem zu lösen. Diese Bemühungen werden als „Microsoft 365 Diagnostics for Social Good “-Programm bezeichnet. Frühere Beiträge im Rahmen des Programms gingen an COVID-19-Impfaktionen in Indien sowie an Nahrungsmittel- und Notunterkünfte für Opfer des Hurrikans Ian. Der monetäre Wert der Beiträge von Microsoft im Rahmen des Programms wurde nicht charakterisiert.

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