Microsoft Word effektiv nutzen – Tipps und hilfreiche Tricks

Drei Viertel aller Computernutzer verwenden Microsoft Word. Tagtäglich setzen unzählige Studierende und Berufstätige auf diese Textverarbeitungssoftware – auch dieser Artikel entsteht in Word. Ein guter Anlass, einige spezielle Funktionen von Word näher zu betrachten. Wir stellen fünf praktische Tipps und Tricks vor, die schrittweise für Word 2019 beschrieben sind, aber auch für alle anderen gängigen Versionen bis Word 2024 gelten. Diese Tipps sind darauf ausgelegt, Zeit zu sparen und Stress zu reduzieren. Die Funktionen befinden sich an den angegebenen Stellen, wobei geringfügige Unterschiede in den Bezeichnungen je nach Version möglich sind.

Abkürzungen automatisch ergänzen mit der AutoKorrektur-Funktion

Ein hilfreiches Werkzeug in Word für das Arbeiten mit Abkürzungen ist die „AutoKorrektur“-Funktion. Im Gegensatz zu „AutoText“ dient die Autokorrektur primär dazu, Tippfehler zu korrigieren, lässt sich jedoch auch nutzen, um eigene Abkürzungen automatisch in vollständige Ausdrücke umzuwandeln.

Um „AutoKorrektur“ in Word 2019 oder Word 2021 zu finden, navigieren Sie zu „Datei > Optionen > Dokumentprüfung > AutoKorrektur-Optionen“. Es empfiehlt sich, das Feature mit einem Tastenkürzel zu versehen oder es in die Symbolleiste für den Schnellzugriff einzufügen, falls Sie es regelmäßig verwenden möchten. Sie beginnen damit, eigene Abkürzungen in das Feld „Ersetzen“ einzutragen, sodass diese während des Schreibens durch die gewünschten vollständigen Begriffe ersetzt werden.

Wenn Sie dann schreiben, wandelt Word die Abkürzungen automatisch in die definierten vollständigen Begriffe um. Zum Beispiel wird „EA.“ zu „Erstausgabe“, „SWK24“ zu „Softwarekaufen24“ und „Abk.“ zu „Abkürzung“. Dieses Vorgehen ist besonders nützlich für lange Fachbegriffe, die oft falsch geschrieben werden, und kann Ihnen viel Zeit ersparen.

Unerwünschte Formatierungen in Microsoft Word entfernen

Wer oft Texte kopiert, stößt auf das Problem, dass Textblöcke oft die falsche Schriftgröße oder Schriftart aufweisen, fehlerhaft formatiert sind oder unnötige Links enthalten. Um diese Probleme zu beheben, kann man die Tastenkombinationen Strg+Shift+N und Strg+Leertaste verwenden. Der erste Befehl wendet die Standardformatvorlage an, während der zweite alle Formatierungen wie Fettung, Kursivierung, Links oder Farben entfernt.

Eine weitere Methode, um Texte von unerwünschten Formatierungen zu befreien, besteht darin, den Text in den standardmäßigen Windows Editor zu kopieren (über Start > Windows-Zubehör > Editor) und ihn anschließend erneut in Word einzufügen. Dies hilft, den Text von störenden Formatierungen zu reinigen.

„Teilen“ und „Neues Fenster“ – zwei Stellen gleichzeitig im Blick

Ein weiteres nützliches Feature in Microsoft Word sind die Funktionen „Neues Fenster“ und „Teilen“, die Sie unter dem Reiter „Ansicht“ finden können. Diese Werkzeuge erlauben es, gleichzeitig an zwei verschiedenen Stellen desselben Dokuments zu arbeiten, indem das Dokument nebeneinander oder übereinander angezeigt wird. So können Sie beispielsweise überprüfen, ob zwei Abschnitte Ihrer Hausarbeit in Konflikt stehen. Sollte dies der Fall sein, ermöglicht es Ihnen, einen Abschnitt zu überarbeiten, ohne den anderen aus den Augen zu verlieren.

Microsoft Word Tipp für lange Texte – mit Shift+F5 schneller navigieren

Beim Arbeiten an umfangreichen Dokumenten wie Hausarbeiten oder Verträgen müssen oft verschiedene Stellen des Textes bearbeitet werden. Nach jeder Änderung die ursprüngliche Position wiederzufinden, kann mühsam sein. Die Tastenkombination Shift+F5 bietet hier eine Lösung. Mit ihr können Sie schnell zwischen den letzten vier Positionen Ihres Cursors wechseln, ohne Textänderungen zu beeinflussen. Dies ermöglicht es, ohne Zeitverlust an die Ausgangsposition zurückzukehren und dort die Arbeit fortzusetzen.

Typografische Feinheiten – Bindestrich, Gedankenstrich und Auslassungszeichen

Viele Autoren, auch erfahrene, wissen nicht immer um den Unterschied zwischen dem Bindestrich (-) und dem längeren Gedankenstrich (–). Der Gedankenstrich, der von Leerzeichen umgeben ist, wird verwendet, um Einschübe oder Unterbrechungen zu kennzeichnen. Obwohl Word den Gedankenstrich manchmal automatisch einfügt, geschieht dies nicht immer zuverlässig. Manuell lässt sich ein Gedankenstrich einfügen, indem man Alt hält und auf dem Ziffernblock die Zahlen 0, 1, 5, 0 eingibt, vorausgesetzt der Ziffernblock ist aktiv. Eine Alternative ist, Strg und das Minuszeichen auf dem Ziffernblock gleichzeitig zu drücken.

Zudem ist das korrekte Auslassungszeichen (…), das ein einzelnes Satzzeichen darstellt, von drei aufeinanderfolgenden Punkten (…) zu unterscheiden, die aus drei separaten Satzzeichen bestehen. In Word erzeugt man das korrekte Auslassungszeichen durch die Tastenkombination Strg+Alt+Punkt.