Microsoft Word – wie Sie Makros erstellen können

Makros vereinfachen die Arbeit mit Word und anderen Office-Dokumenten erheblich, indem sie wiederkehrende Aufgaben bündeln und automatisieren. In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie ein Makro entweder mit einer Schaltfläche oder einer Tastenkombination erstellen und aufzeichnen können. Außerdem erklären wir, wie Sie das Makro in Ihrer Word-Datei erneut aktivieren.

Zweck und Nutzen von Makros

Ein Makro bündelt eine Reihe von Anweisungen oder Befehlen, die durch einen Klick auf eine Schaltfläche oder das Drücken einer Tastenkombination ausgeführt werden. Der Vorteil für Sie besteht darin, dass Texte oder Befehlssequenzen, die Sie regelmäßig nutzen, durch einfaches Auslösen des Makros automatisch durchgeführt werden. In Word speichern Sie ein Makro unter einem spezifischen Namen, dem sogenannten “Makronamen”. Dadurch wird Ihre Arbeit erheblich vereinfacht, da Sie häufig benötigte Befehlsfolgen rasch über das Makro abrufen können. Sie haben zudem die Möglichkeit, das Makro nach Belieben entweder über eine Schaltfläche oder eine Tastenkombination zu starten.

Makro über praktische Schaltfläche – so gehen Sie vor

Die folgenden Schritte sind erforderlich, um in Word eine Makro-Schaltfläche zu erstellen:

1. Öffnen Sie zunächst “Ansicht” > “Makros” > “Makro aufzeichnen”.
2. Tragen Sie einen “Makronamen” ein und wählen Sie bei “Makro speichern in” die Option “Alle Dokumente (Normal.dotm)”.
3. Wählen Sie die Option “Schaltfläche”.
4. Suchen Sie das Makro, das als “Normal.NewMacros.MacroName” angezeigt wird, und fügen Sie es hinzu.
5. Verwenden Sie die Option “Ändern…”, um das Makro mit neuem Symbol und Namen auszustatten
6. Bestätigen Sie die Auswahl mit “OK”.
7. Das Makro beginnt nun, Ihre Eingaben automatisch aufzuzeichnen. Führen Sie die gewünschten Befehle oder Tastenanschläge durch.
8. Schließen Sie die Aufzeichnung ab, indem Sie zu “Ansicht” > “Makros” > “Aufzeichnung beenden” navigieren.
9. Um das Word-Makro zu nutzen, betätigen Sie die neu erstellte Schaltfläche.

Makro über Tastenkombination – so ist die Vorgehensweise

Sie können Makros auch mit einer Tastenkombination ausführen. Diese Schritte sind erforderlich:

1. Navigieren Sie zu “Ansicht” > “Makros” > “Makro aufzeichnen”.
2. Tragen Sie einen “Makronamen” ein und stellen Sie sicher, dass Sie bei “Makro speichern in” die Option “Alle Dokumente (Normal.dotm)” wählen, um das Makro universell verwenden zu können.
3. Wählen Sie “Tastatur” aus.
4. Geben Sie im Feld “Neue Tastenkombination” durch Drücken der gewünschten Tasten eine Tastenkombination ein.
5. Bestätigen Sie mit “Zuordnen” und schließen Sie dann das Fenster.
6. Beginnen Sie mit der Aufzeichnung des Makros, indem Sie die benötigten Befehle oder Tastenanschläge eingeben.
7. Beenden Sie die Aufzeichnung durch Auswahl von “Ansicht” > “Makros” > “Aufzeichnung beenden”.
8. Aktivieren Sie das Makro durch Drücken Ihrer festgelegten Tastenkombination.

Praktische Beispiele für den Einsatz von Makros in Word

Um die Nützlichkeit von Makros weiter zu veranschaulichen, betrachten wir einige konkrete Anwendungsbeispiele, die Ihnen im täglichen Umgang mit Dokumenten erhebliche Zeitersparnisse bringen können. Ein klassisches Beispiel ist das Automatisieren der Formatierung von Dokumenten. Angenommen, Sie müssen regelmäßig Berichte erstellen, die ein bestimmtes Format, wie bestimmte Schriftarten, Überschriften, Fußnoten und Margen, erfordern. Anstatt diese Einstellungen bei jedem neuen Dokument manuell vorzunehmen, können Sie ein Makro erstellen, das alle diese Aktionen mit einem einzigen Klick ausführt.

Ein weiteres praktisches Beispiel ist die Erstellung von standardisierten Dokumenten, wie Rechnungen oder Briefköpfen. Sie können ein Makro erstellen, das automatisch Ihr Firmenlogo, Kontaktinformationen und die Grundstruktur des Dokuments einfügt. Dies beschleunigt den Prozess der Dokumentenerstellung und stellt sicher, dass alle Dokumente einheitlich aussehen.