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Outlook – wie Sie den Absendernamen ändern können

Manchmal ist es notwendig, den Absendernamen in Outlook zu ändern. Dies kann aus verschiedenen Gründen erforderlich sein, wie etwa bei einem Wechsel der Abteilung, einer Umbenennung der Abteilung oder einem Namenswechsel nach einer Heirat. Solche Anpassungen sind wichtig, um die korrekten Absenderinformationen anzuzeigen, ohne dass dafür neue E-Mail-Konten erstellt werden müssen. Zudem können Absendernamen in Outlook so angepasst werden, dass sie die Bezeichnung einer bestimmten Abteilung widerspiegeln, wie zum Beispiel support@domain.de, der zusätzlich mit dem Namen eines Mitarbeiters versehen wird.

In dem heutigen Blogbeitrag finden Sie drei Methoden, um die Absendereinstellungen in Outlook zu ändern.

Option 1: Absendername über Kontoeinstellungen ändern

Outlook ermöglicht die Anpassung des angezeigten Namens neben der E-Mail-Adresse des Absenders durch folgende Schritte:

1. Öffnen Sie in Outlook den Reiter „Datei“ und wählen Sie „Kontoeinstellungen“.
2. Wählen Sie das zu ändernde Konto aus und klicken Sie auf „Ändern…“.
3. Geben Sie unter „Benutzerinformationen“ im Feld „Ihr Name“ den gewünschten neuen Namen ein.
4. Bestätigen Sie die Änderung durch Klicken auf „Weiter“ und schließen Sie den Vorgang ab.

Option 2: Absendername beim Schreiben einer E-Mail ändern

Um in Outlook vor dem Versenden einer E-Mail den Absender zu wechseln, sind folgende Schritte notwendig:

1. Stellen Sie sicher, dass mindestens ein zweites E-Mail-Konto eingerichtet ist, wenn Sie eine neue E-Mail mit einem anderen Absender verfassen möchten.
2. Klicken Sie beim Verfassen einer neuen E-Mail auf das Drop-down-Menü „Von“.
3. Wählen Sie aus den angezeigten Absenderadressen die gewünschte E-Mail-Adresse aus.
4. Die ausgewählte Adresse wird dann als Absender verwendet, und der Empfänger sieht diese in seiner E-Mail-Software.

Option 3: Änderung der Antwortadresse

In der geschäftlichen Kommunikation ist es manchmal erwünscht, dass Antworten auf eine E-Mail nicht an die Absenderadresse, sondern an eine alternative E-Mail-Adresse geschickt werden. Hierfür müssen Sie den Absender in Outlook nicht ändern, sondern lediglich eine alternative Antwortadresse einrichten:

1. In der gerade verfassten E-Mail gehen Sie zu „Optionen“ und öffnen das Menü „Direkte Antworten auf“.
2. Im Fenster “Eigenschaften” aktivieren Sie die Option “Antworten senden an”, indem Sie das entsprechende Kontrollkästchen markieren.
3. Geben Sie die gewünschte E-Mail-Adresse in das entsprechende Feld ein. Sie können aus gespeicherten Adressen unter „Namen auswählen…“ wählen oder eine beliebige gültige E-Mail-Adresse einsetzen.

Diese Funktion ist besonders praktisch, wenn Sie zum Beispiel von zu Hause oder unterwegs arbeiten und nicht möchten, dass der Antwortende Ihre anderen E-Mail-Konten kennt. Wenn der Empfänger auf die empfangene E-Mail antwortet, wird die festgelegte Antwortadresse automatisch im Adressfeld „An…“ angezeigt.

So vereinfachen Sie die Verwaltung mehrerer Konten

Wenn Sie mehrere E-Mail-Konten in einem Outlook-Client verwenden, kann es hilfreich sein, die geänderten Absenderbezeichnungen auch im Ordnerbereich sichtbar zu machen. Hier ist, wie Sie dies einstellen können:

1. Öffnen Sie Microsoft Outlook und gehen Sie zum Ordnerbereich. Bitte wählen Sie das Konto, das Sie bearbeiten möchten.
2. Öffnen Sie die Kontoeinstellungen durch einen Klick auf „Ändern“.
3. Geben Sie im daraufhin erscheinenden Menü den neuen Namen für das Konto ein. Dies kann ein Name mit oder ohne E-Mail-Adresse oder eine andere beliebige Bezeichnung sein.
4. Wenn Sie eine spezifische „Antwortadresse“ einstellen möchten, tragen Sie diese im entsprechenden Feld ein. Diese Adresse wird dann dauerhaft als Antwortadresse in das Adressfeld „An…“ eingefügt, wenn auf eine von diesem Konto versendete E-Mail geantwortet wird.

Diese Anpassungen helfen dabei, Ihre verschiedenen Konten besser zu organisieren und auf Anfragen gezielter zu reagieren.