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PDF-Format – ideal für das Erstellen von Formularen
Früher war der Wechsel von Papierformularen zu digitalen Prozessen oft kostspielig und kompliziert. Doch dank des benutzerfreundlichen PDF-Formats kann heute praktisch jeder im Nu eigene Formulare gestalten, ganz ohne IT-Experten oder spezialisierte Dienstleister. Programme wie Nuance Power PDF Advanced 2.1 und Nuance PaperPort Professional 14 machen es mit ihren vielfältigen Funktionen möglich.
Im Zuge der weltweiten Digitalisierungswelle fragen Sie sich vielleicht: Warum gerade das PDF-Format für Formulare? In diesem Blogbeitrag schauen wir uns die überzeugenden Argumente etwas näher an.
Geräteunabhängigkeit – Formulare jederzeit öffnen und lesen
Das PDF-Format ist so beliebt, dass es fast überall im Web unterstützt wird. Auf fast allen Endgeräten können PDFs problemlos angezeigt und bearbeitet werden. Nach Angaben der PDF Association sind derzeit Billionen PDF-Dokumente im Umlauf, und täglich kommen Milliarden hinzu. Interessanterweise zeigen Statistiken von Bing, dass beeindruckende 70-80% aller Online-Dokumente im PDF-Format vorliegen.
Trotz zahlreicher Versuche, das PDF-Format zu verdrängen, bleibt es unangefochten an der Spitze. Die Technologiewelt hat dies erkannt und PDF als Standardformat für den Austausch von Online-Dokumenten etabliert. Dementsprechend viele Formulare, die auch auf dem Smartphone ausgefüllt und per E-Mail verschickt werden können, sind im Netz zu finden.
Teilen von PDFs – die klassische E-Mail ist nur eine Option
Formulare, die mit einem PDF-Formularersteller gestaltet wurden, sind aufgrund ihres Formats äußerst flexibel teilbar. Ob über digitale Signaturdienste wie „Send to Sign“, per E-Mail oder als Link nach dem Hochladen auf Cloud-Diensten wie Dropbox – das Teilen ist ein Kinderspiel.
Ein weiterer Pluspunkt: PDFs sind speicherplatzfreundlich, selbst bei umfangreichen Dokumenten. Das macht das Versenden von mehrseitigen PDFs besonders einfach.
PDF-Software – mit dem richtigen Programm schnell zum Ziel
Vorbei sind die Zeiten, in denen komplexe Software nötig war, um Papierformulare zu digitalisieren. Heute gibt es intuitive PDF-Tools, die das Erstellen digitaler Formulare zum Kinderspiel machen. Ein Paradebeispiel ist Nuance PaperPort Professional 14, mit dem man im Handumdrehen Textfelder, Kontrollkästchen und sogar Dropdown-Menüs in PDFs integrieren kann.
Selbst Einsteiger finden sich ohne spezielle Schulung zurecht. Wer auf der Suche nach einer Top-PDF-Software ist, sollte einen Blick auf Nuance Power PDF Advanced 2.1 werfen.
Online-PDF-Formulare – die überzeugenden Vorteile im Überblick
Das PDF-Format für Formulare hat viele Vorteile, aber Online-PDF-Formulare stechen besonders hervor. Umfragen zeigen: Die Mehrheit der Verbraucher bevorzugt Online-Formulare gegenüber Papierformularen. Der Grund dafür? Online-Formulare sind unkomplizierter als das Ausfüllen, Scannen oder physische Zurückschicken von Papierformularen. Für Unternehmen bedeutet das: schnellere Rückmeldungen und optimierte Arbeitsabläufe. Mit Online-PDF-Formularen steigern Sie nicht nur die Effizienz, sondern reduzieren auch Reibungspunkte im Prozess.
Ein weiterer Bonus: Unternehmen wirken mit Online-Formularen professioneller. Dieser Eindruck entsteht vermutlich, weil große Organisationen und Behörden sie bereits nutzen, um Daten sicher zu sammeln. Mit der Digitalisierung steigen auch die Erwartungen der Nutzer.
Ein weiterer Vorteil: Daten aus Online-Formularen lassen sich nahtlos in andere Unternehmensanwendungen integrieren. So können beispielsweise Kundendaten aus einem CRM in ein PDF übertragen werden und umgekehrt. In einer Zeit, in der Unternehmen ihre Daten über verschiedene Anwendungen verwalten, ist eine einfache Integration unerlässlich.
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