RPA vs. intelligente Automatisierung – alles Wissenswerte zusammengefasst

Der fortschrittliche Einsatz von Technologien wie intelligenter Automatisierung und Robotic Process Automation (RPA) spielt eine zunehmend wichtige Rolle in der modernen Arbeitswelt. Diese Technologien dienen dazu, Arbeitnehmern die Bewältigung von wiederkehrenden und monotonen Aufgaben abzunehmen. Dadurch wird es den Mitarbeitern ermöglicht, ihre wertvolle Zeit und Energie auf Aufgaben zu verwenden, die ein höheres Maß an Kreativität und Innovation erfordern. Dieser Wandel hat das Potenzial, die Arbeitszufriedenheit zu erhöhen, indem er den Fokus von eintöniger Routinearbeit auf anspruchsvollere und erfüllendere Projekte verlagert.

In diesem Blogbeitrag erläutern wir die Unterschiede zwischen RPA und intelligente Automatisierung. Zudem stellen wir Microsoft Power Automate vor und beleuchten, weshalb es immer öfter im Zusammenhang mit Windows 11 erwähnt wird.

Was ist Robotic Process Automation (RPA)?

Robotic Process Automation (RPA) steht für eine Form der Softwaretechnologie, die den menschlichen Anteil an der Arbeit revolutioniert. Ähnlich den physischen Robotern, die für die Ausführung sich wiederholender oder bisweilen gefährlicher, stark manueller Prozesse programmiert werden, nutzen RPA-Software-Bots die Automatisierung für die manuellen Schritte, die bisher von Menschen ausgeführt wurden.

Diese Software-Bots sind allerdings nicht in physischen Aufgaben wie der Lagerarbeit oder der Zubereitung von Fast Food beschäftigt, sondern führen digitalisierte Aufgaben in herkömmlichen Büroumgebungen oder Gesundheitszentren durch. Trotz dass es uns möglicherweise nicht immer bewusst ist, beinhalten die alltäglichen Büroarbeiten zahlreiche ermüdende Tätigkeiten, wie das Öffnen von E-Mails und deren Anhängen, das Kopieren von Daten zwischen verschiedenen Excel-Tabellen oder das Sammeln statistischer Daten.

Wahrhaftig, monotone Aufgaben dieser Art erfreuen kaum jemanden, und heutzutage ist es auch nicht mehr notwendig, sie persönlich zu erledigen. Ein RPA-Bot, installiert auf dem Desktop, kann seine Aufgaben unter der gleichen Mitarbeiter-ID durchführen, die auch einem menschlichen Kollegen zugeordnet ist. Es dient nicht nur als virtueller Assistent, sondern kann auch autonom agieren: Es kann beispielsweise einen Webbrowser öffnen, eine bestimmte URL aufrufen, sich mit vordefinierten Anmeldedaten einloggen und notwendige Informationen extrahieren, um diese in ein Dokument oder eine Tabelle einzufügen.

Zudem benötigt ein RPA-Bot keine Pausen und kann durchgehend arbeiten. Jede Routineaufgabe eignet sich hervorragend für RPA, wodurch Menschen sich wichtigeren, wertschöpfenderen Tätigkeiten zuwenden können. So beeindruckend die Möglichkeiten von RPA auch sein mögen, sie verblassen im Vergleich zu den Fähigkeiten, die intelligente Automatisierung bietet. Aber was genau unterscheidet die beiden?

RPA vs. intelligente Automatisierung – das sind die Unterschiede

Aufgaben gelten oft dann als routinemäßig, wenn ihre Ausführung keine besondere intellektuelle Anstrengung erfordert. Beispiele hierfür sind das Herunterladen von Rechnungen von einer Webseite oder das Erfassen von Laborergebnissen in einem Krankenhaus, welche keine spezifische Schulung voraussetzen. Robotic Process Automation (RPA) konzentriert sich auf solche prozessorientierten und regelbasierten Abläufe. Die einem RPA-Bot zugewiesenen Prozesse sind klar definiert und erfahren selten Änderungen. Der Bot folgt vorgegebenen Skripten, die ihn von einem Schritt zum nächsten führen, etwa von Prozess A zu Prozess B. Diese Software-Roboter werden programmiert oder trainiert, bestimmte Aktionen auszuführen, und stützen sich dabei auf strukturierte Daten.

Obwohl RPA dazu dient, menschliche Arbeitsvorgänge nachzubilden, imitiert es nicht die menschliche Intelligenz. RPA kann Daten herunterladen und verschieben, aber es kann diese Daten nicht interpretieren oder Schlussfolgerungen daraus ziehen. Seine Funktionen beschränken sich auf die ihm vorgegebenen Regeln.

Im Gegensatz dazu ähnelt intelligente Automatisierung in gewisser Weise der Arbeitsweise eines Menschen, da sie in der Lage ist, Daten zu interpretieren und darauf basierend Entscheidungen zu treffen. Beispielsweise wird intelligente Automatisierung im Logistikbereich eingesetzt, um Lieferketten effizienter zu gestalten, indem sie potenzielle Engpässe identifiziert, bevor diese entstehen. Durch diese Fähigkeit zur Vorhersage kann sie geeignete Maßnahmen und Ressourcen proaktiv planen.

Was ist Intelligent Process Automation (IPA)?

Intelligente Automatisierung, auch bekannt als Intelligent Process Automation (IPA), bezieht ihre Bezeichnung nicht zufällig aus einer Ähnlichkeit zu RPA, denn sie integriert RPA als eine ihrer Schlüsselkomponenten, um intelligente Funktionen zu ermöglichen. IA verwendet eine Vielzahl von Technologien, darunter natürlich die künstliche Intelligenz (KI), die es ermöglicht, menschliche Intelligenz auf eine Weise nachzuahmen, die schnelle und effiziente Datenanalysen ermöglicht, weit über menschliche Fähigkeiten hinaus. Dank fortschrittlicher Algorithmen setzt IA auf maschinelles Lernen (ML), um Muster in umfangreichen Datensätzen zu erkennen, was besonders bei der Verarbeitung von Big Data, wie es beispielsweise bei Softwareanwendungen wie dem Microsoft SQL Server 2022 der Fall ist, von Bedeutung ist.

Zu den weiteren Technologien, die in die intelligente Automatisierung einfließen, gehören Werkzeuge aus dem Bereich der Computer Vision, wie die optische Zeichenerkennung (OCR), die es ermöglicht, gescannte Dokumente oder Bilder in bearbeitbaren Text umzuwandeln. Diese Technologie findet beispielsweise in PDF-Bearbeitungsprogrammen wie dem PDF-XChange Editor Plus Anwendung, wo sie eine entscheidende Rolle bei der intelligenten Texterkennung spielt.

Während Robotic Process Automation (RPA) Schwierigkeiten hat, mit Ausnahmen oder unvorhergesehenen Ereignissen umzugehen, ist Intelligente Automatisierung (IA) genau für solche Herausforderungen konzipiert. Selbst in Szenarien, die nicht vorprogrammiert wurden, kann IA effektiv reagieren und Lösungen finden.

Microsoft Power Automate – ein praktisches Windows-Tool

Power Automate ist eine integrierte Anwendung in Windows 11, die es ermöglicht, wiederkehrende Vorgänge zu automatisieren. Für Benutzer von Windows 10 ist die Power Automate App über den Microsoft Store verfügbar und kann nach dem Herunterladen für eine Vielzahl von Automatisierungsaufgaben eingesetzt werden. Diese Automatisierungssoftware sticht besonders durch ihre Robotic Process Automation-Fähigkeiten hervor und bietet weitaus mehr Funktionen als beispielsweise die Makros in Microsoft Excel.

Mit Power Automate lassen sich Aufgaben wie das Verschieben von Daten zwischen Systemen zu vorgegebenen Zeiten, das Versenden von E-Mails bei Eintritt spezifischer Ereignisse, das automatische Speichern von E-Mail-Anhängen oder das Durchführen anderer komplexer Prozesse automatisieren. Die Anwendung verfügt über mehr als 300 vordefinierte Aktionen, die es ermöglichen, automatisierte Workflows für diverse Anwendungen zu erstellen. Dabei beschränkt sich Power Automate nicht nur auf native Anwendungen, sondern ist auch kompatibel mit einer breiten Palette an Drittanbieter-Apps.

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