Teams rollt im Dezember die Büro-Anwesenheitserfassung aus

Neue Funktion in Microsoft Teams: Automatische Arbeitsort-Erkennung ab Dezember

Microsoft plant ab Dezember 2025 eine neue Funktion in Teams, die automatisch erkennt, ob Mitarbeitende im Büro sind. Grundlage ist die Verbindung mit dem Unternehmens-WLAN: Sobald ein Gerät im Firmennetz ist, setzt Teams den Arbeitsort entsprechend. Die Anwesenheitserfassung in Microsoft Teams soll die Koordination im hybriden Alltag vereinfachen – sorgt aber auch für Diskussionen rund um Datenschutz und Mitbestimmung. Dieser Beitrag erklärt verständlich, was kommt, wie es funktioniert und worauf Sie als Unternehmen und Mitarbeitende achten sollten.

Was genau Microsoft ausrollt – und für wen das relevant ist

Ab Dezember 2025 beginnt Microsoft damit, Teams um eine automatische Arbeitsort-Erkennung zu erweitern. Wenn sich Nutzende mit dem Firmen-WLAN verbinden, setzt Teams den Standort auf „im Büro“ beziehungsweise auf das hinterlegte Gebäude. Die Funktion ist zunächst deaktiviert und muss durch die IT organisatorisch eingeschaltet werden; außerdem ist eine Einwilligung der Nutzerinnen und Nutzer vorgesehen.

Unterstützt werden der Teams-Desktop-Client für Windows und macOS. Ziel ist, Planung und Abstimmung an Bürotagen zu erleichtern – etwa, um zu sehen, wer heute vor Ort ist. In der öffentlichen Microsoft-Roadmap und Fachberichten ist der Rollout für Dezember 2025 angekündigt. Anwesenheitserfassung in Microsoft Teams wird damit zu einem sichtbaren Baustein der hybriden Zusammenarbeit.

Wie die automatische Erkennung funktioniert – ohne GPS

Die Erkennung nutzt keine permanente Ortung per GPS. Stattdessen verknüpft die IT definierte Büro-WLANs mit Gebäuden. Sobald Teams erkennt, dass ein Gerät im entsprechenden WLAN ist, aktualisiert es den Arbeitsort automatisch. Alternativ oder ergänzend lässt sich die Erkennung über Schreibtisch-Peripherie aktivieren: Verbindet sich ein Notebook mit einem konfigurierten Monitor oder Dock am gebuchten Platz, wird „im Büro“ gesetzt.

Wichtig: Die automatische Ortserkennung gilt nur innerhalb der hinterlegten Arbeitszeiten und setzt eine individuelle Zustimmung der Nutzenden voraus. Admins können nicht pauschal für alle zustimmen. Verbindungen außerhalb der Arbeitszeiten setzen keinen Arbeitsort. Der gesetzte Arbeitsort wird bis zum Ende des Arbeitstages übernommen und ist in Teams und Outlook sichtbar. Damit bleibt die Logik einfach nachvollziehbar – auch für weniger technisch versierte Nutzer.

Nutzen im Alltag: Von Meeting-Planung bis Flächenmanagement

Praktisch hilft die Funktion überall dort, wo hybride Teams regelmäßig zwischen Homeoffice und Büro wechseln. Kalender-Einladungen lassen sich zielgenauer planen, weil Kolleginnen und Kollegen sehen, wer heute im Haus ist – einschließlich der Gebäude-Angabe, sofern gepflegt. Ad-hoc-Absprachen im Büro gelingen leichter, und Office-Manager erhalten bessere, aggregierte Signale zur Auslastung von Gebäuden, Zonen oder Etagen, insbesondere in Kombination mit Microsoft Places.

Für Mitarbeitende sinkt der Pflegeaufwand: Statt jeden Morgen den Arbeitsort manuell zu setzen, übernimmt Teams das nach Einwilligung automatisch. Es wird keine Zeiterfassung durchgeführt; es wird nur der Arbeitsort für den Tag gesetzt. So wird die automatische Arbeitsort-Erkennung in Microsoft Teams zu einem Alltagshelfer – vorausgesetzt, Unternehmen erklären transparent, wozu die Information genutzt wird, und legen klare Regeln fest.

Datenschutz, Einwilligung und Mitbestimmung: Was Sie beachten sollten

Microsoft betont, dass die Funktion opt-in ist: Standardmäßig ist sie aus, und erst die Einwilligung der einzelnen Person aktiviert die automatische Erkennung. Außerdem greift sie nur innerhalb der definierten Arbeitszeiten; außerhalb davon wird kein Arbeitsort gesetzt. Unternehmen in Deutschland sollten die Einführung mit Datenschutzbeauftragten und Betriebsrat abstimmen und Zweck, Umfang, Speicherfristen und Zugriffsrechte dokumentieren. Transparent kommunizierte Leitplanken sind wichtig, weil Präsenzdaten sensibel sind und schnell den Eindruck von Überwachung erzeugen können.

Beispiele aus der Praxis zeigen, dass Anwesenheitsmetriken – etwa via WLAN oder Karten-Systemen – Debatten auslösen, wenn Ziele oder Konsequenzen unklar sind. Eine klare Betriebsvereinbarung hilft, Nutzen und Grenzen festzulegen – die Anwesenheitserfassung in Microsoft Teams sollte der Team-Koordination dienen, nicht der versteckten Leistungskontrolle.