Einfach erklärt: QR-Code in Word erstellen

Word-Tipp: QR-Code schnell und einfach erstellen

QR-Codes begegnen uns im Alltag fast überall. Sie stehen auf Flyern, Visitenkarten, Rechnungen, Plakaten oder Verpackungen. Mit ihnen gelangen Menschen schnell zu einer Internetseite, ohne eine lange Adresse eintippen zu müssen. Auch in Microsoft Word können Sie einen solchen Code erzeugen. Das ist praktisch, wenn Sie Dokumente, Vorlagen oder Drucksachen vorbereiten. In diesem Beitrag erfahren Sie einfach erklärt, wie Sie einen QR-Code in Word erstellen und worauf Sie dabei achten sollten.

Was ist ein QR-Code?

Ein QR-Code ist ein zweidimensionaler Code aus vielen kleinen schwarzen und weißen Quadraten. Die Abkürzung QR steht für Quick Response, also schnelle Antwort. Ein Smartphone oder ein anderes Lesegerät erkennt die Anordnung der Quadrate und wandelt sie in eine Information um. Meist steckt hinter dem Code ein Link zu einer Internetseite. Es können aber auch andere Daten enthalten sein, zum Beispiel Kontaktdaten, kurze Texte, WLAN-Zugangsdaten oder Hinweise zu einem Produkt.

Der große Vorteil liegt in der einfachen Nutzung. Sie öffnen die Kamera am Smartphone, richten sie auf den Code und tippen auf den angezeigten Hinweis. Schon öffnet sich die gespeicherte Information. Ein QR-Code ist außerdem recht robust. Kleine Beschädigungen oder leichte Verschmutzungen können häufig ausgeglichen werden, solange der Code insgesamt gut lesbar bleibt. Deshalb eignet er sich gut für gedruckte Unterlagen.

Warum einen QR-Code in Word erstellen?

Wenn Sie einen QR-Code in Word erstellen, können Sie ihn direkt in Ihr Dokument einbauen. Das spart mehrere Arbeitsschritte. Sie müssen nicht erst eine Grafik aus einem anderen Programm herunterladen und anschließend in Word einfügen. Besonders hilfreich ist das bei Dokumenten, die Sie ohnehin in Word gestalten. Dazu gehören zum Beispiel Briefe, Einladungen, Aushänge, Handzettel, Gutscheine, Formulare, Schulungsunterlagen oder kleine Werbematerialien.

Auch für Visitenkarten ist ein QR-Code sinnvoll. Der Code kann direkt zur Homepage Ihres Unternehmens führen. So muss niemand die Adresse manuell eintippen. Das senkt die Gefahr von Tippfehlern.

Für Vereine, Dienstleister, Schulen oder kleine Betriebe ist diese Lösung ebenfalls praktisch. Sie können mit wenig Aufwand eine gedruckte Information mit einer digitalen Seite verbinden. Ein QR-Code in Word erstellen ist deshalb vor allem dann sinnvoll, wenn Sie einfache Drucksachen selbst vorbereiten möchten.

Beispiel: QR-Code für eine Internetseite vorbereiten

Als Beispiel nutzen wir den Link https://softwarekaufen24.de/. Dieser Link soll später im QR-Code gespeichert sein. Wer den Code mit dem Smartphone scannt, soll direkt auf diese Seite gelangen.

Bevor Sie den QR-Code in Word erstellen, sollten Sie den Link genau prüfen. Achten Sie darauf, dass die Adresse vollständig ist und keine Leerzeichen enthält. Bei Internetadressen ist es sinnvoll, die komplette Schreibweise mit https:// zu verwenden. So erkennt das Smartphone den Inhalt klar als Webadresse. Öffnen Sie die Seite am besten vorher einmal im Browser. Kopieren Sie danach die Adresse aus der Adresszeile. Dadurch vermeiden Sie Tippfehler.

Gerade bei gedruckten Dokumenten ist eine Kontrolle wichtig. Nach dem Drucken lässt sich ein falscher QR-Code nicht mehr durch einen Klick ändern. Sie müssten das Dokument korrigieren und neu ausgeben. Deshalb lohnt sich ein kurzer Test vor dem Druck immer.

So können Sie den QR-Code in Word erstellen

Um einen QR-Code in Word erstellen zu können, nutzen Sie eine Feldfunktion. Setzen Sie den Cursor zuerst an die Stelle im Dokument, an der der Code erscheinen soll. Drücken Sie dann die Tastenkombination Strg + F9. Word fügt nun ein leeres Feld mit geschweiften Klammern ein. Diese Klammern sollten Sie nicht selbst über die Tastatur eintippen, weil Word sie sonst nicht als Feld erkennt.

Schreiben Sie in das Feld folgenden Inhalt: DisplayBarcode „https://softwarekaufen24.de/“ QR

Danach schalten Sie die Feldansicht um. Das geht je nach Word-Version mit Alt + F9 oder über einen Rechtsklick auf das Feld und den Befehl zum Umschalten der Feldfunktionen.

Word zeigt anschließend den QR-Code an. Falls der Code nicht sofort erscheint, markieren Sie das Feld und drücken Sie F9, um es zu aktualisieren. Danach sollten Sie den QR-Code mit einem Smartphone testen.

Größe, Platzierung und Lesbarkeit richtig wählen

Ein QR-Code muss gut lesbar sein. Deshalb sollten Sie ihn nicht zu klein einsetzen. Auf einer Visitenkarte darf er kleiner sein als auf einem Plakat, aber er braucht trotzdem genügend Platz. Wichtig ist auch ein freier Rand rund um den Code. Wenn Text, Linien oder Bilder zu nah am Code stehen, kann das Scannen schwieriger werden. Lassen Sie deshalb etwas Abstand.

In Word können Sie den QR-Code wie andere Inhalte platzieren. Sie können ihn in ein Textfeld setzen, neben einen Hinweis stellen oder in eine Vorlage einfügen.

Für die Größe bietet Word bei der Feldfunktion auch eine Skalierung an. Dazu können fortgeschrittene Nutzer einen Zusatz wie \s 150 verwenden. Damit lässt sich die Darstellung vergrößern. Wenn Sie einen QR-Code in Word erstellen, sollten Sie nach jeder Größenänderung erneut mit dem Smartphone testen. Ein gut aussehender Code ist nur dann nützlich, wenn er zuverlässig funktioniert.

Praktische Einsatzorte für QR-Codes in Word-Dokumenten

QR-Codes sind überall dort praktisch, wo gedruckte Informationen auf digitale Inhalte verweisen sollen. Auf einem Flyer kann er zu einer Produktseite, einem Anmeldeformular oder einer Kontaktseite leiten. In Schulungsunterlagen kann ein QR-Code zusätzliche Lernmaterialien öffnen. Auf Einladungen kann er zu einer Wegbeschreibung oder zu einer Seite mit weiteren Informationen führen. In Aushängen kann er auf aktuelle Termine verweisen. Auch Rechnungen, Lieferscheine oder interne Formulare können durch einen QR-Code ergänzt werden, wenn Empfänger schnell eine bestimmte Seite öffnen sollen.

Der Vorteil liegt in der einfachen Verbindung von Papier und Internet. Sie geben den Menschen eine direkte Abkürzung. Ein QR-Code in Word erstellen hilft Ihnen also nicht nur bei der Gestaltung, sondern macht Ihre Dokumente oft auch nutzerfreundlicher.

Wichtige Hinweise vor dem Drucken

Bevor Sie ein Dokument mit QR-Code drucken oder weitergeben, sollten Sie einige einfache Prüfungen durchführen. Scannen Sie den Code mit mindestens einem Smartphone. Noch besser ist ein Test mit zwei verschiedenen Geräten. So erkennen Sie schnell, ob der Code gut funktioniert. Prüfen Sie außerdem, ob die Zielseite mobil gut lesbar ist. Viele Menschen öffnen QR-Codes auf dem Handy. Eine Seite, die auf dem Smartphone schlecht dargestellt wird, kann Nutzer schnell abschrecken. Achten Sie auch auf den Kontrast. Schwarze Quadrate auf weißem Hintergrund funktionieren meist am zuverlässigsten. Farbige Codes können zwar gut aussehen, sind aber manchmal schlechter lesbar.

Speichern Sie das Word-Dokument außerdem als PDF, wenn Sie es an eine Druckerei oder an andere Personen weitergeben.