Texterkennung mit Ashampoo PDF Pro 5: OCR richtig anwenden

Ashampoo PDF Pro 5 erklärt: OCR einsetzen und Korrekturen vornehmen

Gescannte PDFs sehen oft wie normale Dokumente aus. Trotzdem können Sie den Text darin häufig nicht markieren, kopieren oder durchsuchen. Der Grund ist einfach: Die Seite besteht dann nur aus einem Bild. Mit OCR wandeln Sie solche Inhalte in erkennbaren Text um. Ashampoo PDF Pro 5 bietet dafür Werkzeuge, mit denen Sie gescannte Seiten durchsuchbar machen oder in bearbeitbaren Text umwandeln können.

In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie mit Hilfe der PDF-Software OCR anwenden und OCR-Korrekturen vornehmen.

Was ist OCR?

OCR steht für „Optical Character Recognition“, auf Deutsch: optische Zeichenerkennung. Die Technik erkennt Buchstaben, Zahlen und Wörter in Bildern. Das ist besonders wichtig bei eingescannten Briefen, Verträgen, Formularen oder alten Unterlagen. Ohne OCR sieht Ihr Computer nur eine Bildfläche. Er weiß nicht, dass auf dieser Fläche Wörter stehen. Nach der Texterkennung kann das PDF je nach Einstellung durchsucht, kopiert oder weiterbearbeitet werden.

OCR ist also eine Art Übersetzung: Aus einem Bild mit Text wird digital nutzbarer Text. Dabei arbeitet die Software nicht perfekt. Schlechte Scanqualität, schiefe Seiten, kleine Schrift oder Flecken können zu Fehlern führen. Deshalb sollten Sie OCR-Ergebnisse immer kurz prüfen, vor allem bei wichtigen Dokumenten wie Rechnungen, Verträgen oder amtlichen Schreiben.

Vor dem Start: Gute Scans verbessern das Ergebnis

Bevor Sie OCR in Ashampoo PDF Pro 5 anwenden, sollten Sie das Ausgangsdokument prüfen. Eine klare, gerade eingescannte Seite liefert bessere Ergebnisse als ein unscharfes Foto. Achten Sie darauf, dass der Text gut lesbar ist und nicht zu dunkel oder zu hell erscheint. Entfernen Sie nach Möglichkeit leere Ränder, starke Schatten oder störende Hintergründe.

Auch die richtige Sprache spielt eine wichtige Rolle. Wenn der Text auf Deutsch geschrieben ist, wählen Sie Deutsch als OCR-Sprache. Bei englischen Dokumenten wählen Sie Englisch. So kann die PDF-Software Wörter besser erkennen und typische Buchstabenkombinationen richtig einordnen.

OCR in Ashampoo PDF Pro 5 starten

Wenn Sie ein gescanntes PDF geöffnet haben, starten Sie die Texterkennung über den Ribbonbereich. Gehen Sie zu Seiten, dann zur Gruppe Texterkennung (OCR) und wählen Sie Text erkennen. Danach legen Sie fest, welche Seiten verarbeitet werden sollen. Das ist praktisch, wenn nur einzelne Seiten gescannt sind oder wenn ein langes Dokument nur teilweise erkannt werden muss. Anschließend wählen Sie die Sprache des Textes und den gewünschten PDF-Stil.

Ashampoo PDF Pro 5 führt OCR nicht auf Seiten aus, die bereits bearbeitbaren Text enthalten. Das ist sinnvoll, denn eine erneute Erkennung könnte vorhandenen Text verschlechtern oder Teile davon verändern. Wenn Sie OCR nur für einen kleinen Bereich brauchen, sollten Sie diesen Bereich zuerst in ein neues Dokument oder auf eine neue Seite kopieren. Nach der Erkennung können Sie das Ergebnis wieder an die passende Stelle setzen.

Den richtigen PDF-Stil wählen

Bei der OCR-Erkennung in Ashampoo PDF Pro 5 ist der PDF-Stil entscheidend. Die Option Bearbeitbarer Text eignet sich, wenn Sie den erkannten Inhalt später direkt ändern möchten. Das kann hilfreich sein, wenn Sie einen alten Brief überarbeiten oder Text aus einem Scan weiterverwenden wollen. Dabei entsteht jedoch ein Dokument ohne Grafiken und Fotos; der erkannte Text kann anschließend wie gewohnt bearbeitet werden. Der Modus ist daher vor allem dann sinnvoll, wenn der Text im Vordergrund steht und das ursprüngliche Layout weniger wichtig ist.

Die Option Durchsuchbare Grafik ist besser, wenn das Dokument optisch möglichst unverändert bleiben soll. In diesem Fall bleibt das gescannte Bild sichtbar. Der erkannte Text liegt verborgen darunter und macht das PDF durchsuchbar. Das eignet sich für archivierte Unterlagen, Rechnungen oder Dokumente, bei denen das ursprüngliche Aussehen wichtig ist.

OCR-Korrekturen richtig nutzen

OCR kann Fehler machen. Ein „l“ kann wie eine „1“ aussehen, ein „rn“ wie ein „m“, und bei schlechter Vorlage erkennt die Software manchmal ganze Wörter falsch. Für solche Fälle bietet Ashampoo PDF Pro 5 die OCR-Korrekturen. Sie dienen vor allem dazu, den verborgenen OCR-Text einer durchsuchbaren Grafik zu prüfen und zu korrigieren.

Öffnen Sie dazu das betroffene PDF und wählen Sie im Ribbonbereich Seiten unter Texterkennung (OCR) den Befehl OCR-Korrekturen und dann Starten. Das Programm macht den verborgenen OCR-Text sichtbar und blendet das gescannte Bild blasser ein. Dadurch können Sie den erkannten Text direkt mit dem Original vergleichen. Arbeiten Sie sorgfältig und kontrollieren Sie besonders Namen, Zahlen, Datumsangaben und Beträge.

Wenn Sie fertig sind, schließen Sie den Modus über Fertigstellen ab. Danach wird der korrigierte OCR-Text wieder verborgen, während das gescannte Bild normal angezeigt wird. Ashampoo empfiehlt vor diesem Modus ausdrücklich eine Sicherungskopie.

Sicher arbeiten und typische Fehler vermeiden

Speichern Sie vor OCR-Korrekturen immer eine Kopie des PDFs. Das ist wichtig, weil der OCR-Modus ein Dokument deutlich verändern kann. Auch der Befehl Gesamten Text verbergen verlangt Vorsicht. Er kann unerwünschte sichtbare Textfragmente ausblenden, lässt sich aber nicht rückgängig machen. Prüfen Sie außerdem, ob Ihr Dokument neben OCR-Text auch echten, nicht gescannten Text enthält. Dieser kann beim Korrekturprozess ebenfalls unsichtbar werden. Für die Kontrolle helfen Textboxumrandungen, weil Sie damit einzelne Textbereiche besser erkennen. Wenn viele kleine Textblöcke entstehen, wird die Bearbeitung schnell unübersichtlich. In solchen Fällen sollten Sie die Erkennung besonders genau prüfen und größere Korrekturen lieber in einer Kopie testen.

Bei vertraulichen Dokumenten sollten Sie außerdem bedenken: Verborgener OCR-Text bleibt für Suchfunktionen und Kopiervorgänge relevant, auch wenn Sie ihn auf der Seite nicht sehen.

Fazit

OCR macht gescannte PDFs deutlich nützlicher. Sie können Inhalte schneller finden, Text weiterverarbeiten und Dokumente besser archivieren. In Ashampoo PDF Pro 5 kommt es vor allem auf drei Entscheidungen an: Wählen Sie die richtigen Seiten, stellen Sie die passende Sprache ein und entscheiden Sie bewusst zwischen Bearbeitbarer Text und Durchsuchbare Grafik. Für reine Weiterbearbeitung ist bearbeitbarer Text sinnvoll. Für ein möglichst originalgetreues Archiv ist die durchsuchbare Grafik meist die bessere Wahl.

Danach sollten Sie das Ergebnis prüfen und bei Bedarf die OCR-Korrekturen nutzen. So vermeiden Sie falsche Namen, fehlerhafte Zahlen und unbrauchbare Suchergebnisse. Wenn Sie mit Sicherungskopien arbeiten und wichtige Stellen kontrollieren, setzen Sie OCR sicher und sinnvoll ein. Das Ergebnis ist ein PDF, das nicht nur gut aussieht, sondern auch im Alltag besser nutzbar ist.